Telefonat buchen
Für Treuhandbüros mit Buchhaltungsmandaten

Keine Belege mehr abtippen. Jede Buchung bleibt Ihre Entscheidung.

Der Beleg-Agent liest die Belege Ihrer Mandanten, findet die Zahlung im Kontoauszug und legt einen Buchungsvorschlag vor. Ihr Team prüft und gibt frei.

  • Prüfen statt abtippenBelege kommen gelesen, mit gefundener Zahlung und Kontierungsvorschlag in die Prüfliste. Ihr Team erfasst nicht mehr, es entscheidet.
  • Jede Buchung mit FreigabeEs gibt keine automatische Buchung, auch später nicht. Wo das System unsicher ist, steht der Grund im Klartext.
  • Sonderfälle abgefangenMehrere Steuersätze, Bezugsteuer, Fremdwährung, Duplikate, fehlende Angaben: markiert und erklärt statt still verbucht.
  • Ihre Software bleibtGebucht wird in Ihrem System, mit dem Beleg als PDF. Für bexio ist der Ablauf nachgewiesen, andere Systeme prüfen wir vorab.
15-Minuten-Telefonat buchen So läuft es

Wir rufen Sie an. Kein Verkaufsdruck: passt es nicht, sagen wir es Ihnen direkt.

Die Demo ansehen Knapp 5 Minuten · Ton an · Testdaten
  1. 00:00Der Beleg kommt an
  2. 00:47Vorschlag prüfen
  3. 01:41Sonderfälle
  4. 03:03Freigabe
  5. 03:37Ihre Kanzlei
Agentur-Score 4,8 / 5 148 Bewertungen auf Agenturmarkt ↗
Persönliches TÜV Rheinland Prüfzeichen von Denny Weber, ID 0217466810, gültig bis 10.09.2029
Schweizer Firma · Betrieb in der Schweiz · Auftragsbearbeitungsvertrag Standard Ihre Buchhaltung bleibt · bexio nachgewiesen, weitere prüfen wir vorab
Kennen Sie das?

So kommen Belege heute an.

1

Montag, 8 Uhr. Von einem Mandanten kommen 38 Belege, elf davon als Handyfoto, drei doppelt, einer fehlt. Bis klar ist, was überhaupt auf dem Tisch liegt, ist eine Stunde weg.

2

Eine Hotelrechnung vom September, kein Zweck, kein Anlass. Die Rückfrage geht per Mail raus. Die Antwort kommt nach drei Wochen, wenn überhaupt.

3

Eine Zahlung vom März ohne Beleg. Im Januar, beim Abschluss, erinnert sich niemand mehr, wofür sie war. Also nachfragen, warten, nachfragen.

4

Die Mandanten-Mail heisst «anbei alles». Drin sind neun PDFs, zwei Screenshots und eine Excel-Liste. Sortiert wird von Hand, von einer Fachkraft.

Wer sortiert das? Heute Ihre Fachleute. Mit dem Beleg-Agent ein System, das die Vorarbeit macht und alles zur Prüfung vorlegt.

So läuft es

Drei Schritte. Der dritte bleibt bei Ihnen.

Mandantenportal auf dem Handy: Belege und Kontoauszug einreichen (Testdaten)

1 · Belege kommen an

Ihre Mandanten laden Belege und Kontoauszüge im eigenen Portal hoch, auch vom Handy. Mehr müssen sie nicht tun. Nachgefragt wird nur, wenn wirklich etwas fehlt, etwa der Anlass einer Hotel- oder Restaurantrechnung. Anhänge aus Mails lädt Ihr Team selbst hoch.

Prüfarbeitsplatz: gefundene Zahlung mit Begründung und Übereinstimmung (Testdaten)

2 · Das System liest und schlägt vor

Lieferant, Datum, Positionen und Mehrwertsteuer werden gelesen und mit der Fundstelle im Original verknüpft. Die Zahlung im Kontoauszug ist gefunden, samt Begründung, dazu ein Kontierungsvorschlag je Steuersatz.

Gebuchter Beleg mit Buchungsnachweis und Buchungszeilen (Testdaten)Ihre Entscheidung

3 · Ihr Team gibt frei

Passt, oder passt nicht. Erst mit «passt, buchen» entsteht die Buchung in Ihrem System, mit dem Original als PDF. Wer wann freigegeben hat, steht im Nachweis.

Bilder: Beleg-Agent mit fiktiven Testdaten.

Sonderfälle

Gerade bei den kniffligen Belegen passieren die Fehler.

Das System erkennt diese Fälle, erklärt sie und lässt sie nicht still durch. Was es nicht sicher klären kann, bleibt zur Prüfung.

Summen gehen nicht auf

Netto plus Steuer ergibt nicht das Total? Die Buchung bleibt gesperrt, der Widerspruch steht im Klartext da.

Doppelt eingereicht

Dieselbe Rechnung zweimal hochgeladen: erkannt, nebeneinander gezeigt, die Kopie mit einem Klick abgelehnt.

Mehrere Steuersätze

8.1, 2.6 und 3.8 Prozent auf einer Rechnung: je Satz eine Zeile mit eigenem Steuercode. Die Vorsteuer stimmt auf den Rappen.

Leistung aus dem Ausland

Software ohne Schweizer MWST wird als Bezugsteuer markiert, mit Hinweis zur Deklaration. Ausländische MWST gibt keine Vorsteuer.

Fremdwährung

Rechnung in Euro, Zahlung in Franken: umgerechnet zum Tageskurs, die Kursdifferenz separat statt versteckt im Aufwand.

Angaben fehlen

Hotel ohne Zweck, Restaurant ohne Anlass: Die Rückfrage geht direkt ins Portal des Mandanten. Sobald Zweck und Kunde erfasst sind, läuft derselbe Beleg weiter.

Anlagegut

Der Laptop für 1’800 Franken wird als Anlagegut-Kandidat markiert. Bilanz statt Aufwand, ohne dass jemand daran denken muss.

Falsches Mandat

Lautet die Rechnung auf eine andere Firma oder Adresse, braucht die Zuordnung zum Mandat eine Begründung.

Anweisung im Beleg

Steht im Beleg, wie gebucht werden soll, ignoriert das System die Anweisung und meldet sie. Ein Beleg steuert nicht die Buchhaltung.

Welche Belege machen Ihrem Team am meisten Arbeit? Bringen Sie sie ins Telefonat mit.

Telefonat buchen
Kontrolle & Daten

Der Agent schlägt vor. Ihr Team gibt frei.

Jede Buchung, ohne Ausnahme und ohne Schwelle. Das System zeigt, worauf sich ein Vorschlag stützt und wo genauer hinzuschauen ist. Entschieden wird in Ihrem Büro.

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Warum wir nie automatisch buchen

In unseren Tests hat das System eine Hotelrechnung zehnmal hintereinander identisch kontiert, und zehnmal auf das falsche Konto. Gleichbleibend heisst nicht richtig. Deshalb gibt bei uns ein Mensch jede Buchung frei.

Buchung gesperrt: Netto plus MWST ergibt nicht das Total, der Grund steht im Klartext (Testdaten)
  • Freigabe pro BuchungJede Buchung trägt Name und Uhrzeit der Person, die sie freigegeben hat.
  • Prüfgrund statt BauchgefühlUnsichere Belege sind markiert, mit dem konkreten Grund. Ihre Leute wissen, wo sie genauer hinschauen müssen.
  • Keine DoppelbuchungDuplikate werden erkannt, und ein Klick auf «buchen» erzeugt genau eine Buchung.
  • Rollen und RechteInhaber, Sachbearbeitung, Mandanten: jeder sieht nur, was er darf. Unser Support kommt nur befristet und mit Ihrer Freigabe ins System.
Eigene Instanz je Büro, Betrieb durch WDC in der Schweiz Auftragsbearbeitungsvertrag Standard Umsetzung nach revidiertem Datenschutzgesetz Unterauftragsbearbeiter offen gelegt
15-Minuten-Telefonat buchen
Zahlen

Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen.

≈ 1 Min.Prüfen pro Standardbelegstatt rund 5 Minuten Abtippen und Zahlung suchen. Erfahrungswert aus unserer eigenen Belegverarbeitung.
8Testfälle bis ins MWST-FormularMehrere Steuersätze, Bezugsteuer, Fremdwährung, Spesen: in einer bexio-Testfirma gebucht und nachgeprüft.
100 %der Buchungen mit FreigabeKeine Automatik, keine Schwelle. Jede Buchung trägt den Namen der Person, die sie freigegeben hat.

Was die Erfassung Ihr Büro heute kostet

Stellen Sie Ihre Zahlen ein. Wir rechnen vorsichtig: 70 % Standardbelege mit einer Minute Prüfzeit, für die übrigen 30 % kein Zeitgewinn.

—Stunden Erfassung weniger pro Monat
—Kapazitätswert pro Monat

—

Meine echten Zahlen im Telefonat anschauen

15 Minuten am Telefon, wir rufen Sie an, nichts vorbereiten.

Beispielrechnung: Belege × 70 % × (Ihre Minuten − 1 Minute) ÷ 60 = frei werdende Stunden. Multipliziert mit Ihren Vollkosten ergibt das den Kapazitätswert, keine automatische Kostensenkung. Systemkosten sind separat zu berücksichtigen. Ein zusätzliches Mandat ist hier mit 10 Betreuungsstunden im Monat angesetzt.

Ihr Team

Ein zusätzlicher Junior-Sachbearbeiter, der die Vorarbeit macht.

Es ersetzt nichts: kein Programm und keinen Menschen. Es nimmt Ihren Fachleuten das Abtippen ab.

Die besten Leute an die Aufgaben, die zählen.

Abschlüsse, Beratung, Mandatsgespräche: dafür haben Sie Ihre Fachleute geholt. Die Belegerfassung hält sie genau davon ab. Übernimmt das System die Vorarbeit, gehört ihre Zeit wieder der Arbeit, die Ihr Büro weiterbringt.

Wer prüft statt abtippt, bleibt.

Treuhand-Fachleute sind schwer zu finden und leicht zu verlieren. Monotone Erfassung ist einer der Gründe, warum gute Leute gehen. An einem Arbeitsplatz, an dem der Kopf gefragt ist statt des Ziffernblocks, bleiben sie eher.

Der Nachwuchs achtet darauf.

Was mir Kunden aus meinen Projekten zurückmelden: Gerade junge, motivierte Leute schauen im Bewerbungsgespräch genau hin, wie modern ein Arbeitsplatz ist. Wer zeigen kann, dass bei ihm niemand Belege abtippt, hat ein Argument mehr.

Ehrliche Abgrenzung

Passt das zu Ihrer Systemlandschaft?

Im Ablauf nachgewiesenbexio: Buchung mit Beleg-PDF und MWST-Code
Anbindung vorab prüfenAbacus · KLARA · Topal · Odoo · Sage · WinBiz: je Version, Schnittstelle und Importformat
Dann sind wir nicht die RichtigenBanana · ältere Eigenlösungen · Accounto

Am meisten bringt das System ab mehreren Buchhaltungsmandaten mit laufendem Belegvolumen. Sie führen die Buchhaltung Ihrer eigenen Firma? Der Ablauf ist derselbe, mit einem Mandat. Sagen Sie es uns im Telefonat.

Der Weg dahin

Begleitet, nicht überstürzt.

  1. 01
    15-Minuten-Telefonat

    Wir rufen Sie zur gebuchten Zeit an und gehen Ihren Belegfluss einmal durch: wie die Belege heute ankommen, welche Systeme im Einsatz sind, wo Zeit liegen bleibt. Danach wissen Sie, ob sich das System für Ihr Büro lohnt. Passt es nicht, sagen wir es Ihnen direkt.

  2. 02
    Gespräch mit Live-Demo

    Passt es, sehen Sie das System im Folgetermin live arbeiten, auch an den Sonderfällen, die Sie aus Ihrem Alltag mitbringen.

  3. 03
    Praxis-Workshop

    Drei Stunden mit uns am System: ein Mandat von Ihnen, Ihre Belege, Ihr Buchhaltungssystem. Am Ende sehen Sie an der eigenen Buchhaltung, ob es hält.

  4. 04
    Ihr Entscheid

    Danach entscheiden Sie in Ruhe: weiterfahren oder aufhören. Wenn Sie aufhören, löschen wir Ihre Instanz samt allen Daten. Fertig.

  5. 05
    Einrichtung

    Vier begleitete Wochen mit einem festen wöchentlichen Termin: Wir richten das System auf Ihre Abläufe ein und bringen die ersten Mandate produktiv. Die übrigen folgen in Ihrem Tempo.

  6. 06
    Weiterentwicklung im Betrieb

    Bei der Belegerfassung muss es nicht bleiben. Was Ihr Alltag als Nächstes hergibt, besprechen wir im Betrieb und bauen es, wenn es sich für Sie rechnet.

Der Umfang

Ein Prozess, sauber gelöst.

Ein eingerichtetes System für genau einen Engpass: die Belegerfassung über alle Mandate. Eingerichtet auf Ihr Büro, Ihren Kontenrahmen und Ihre Abläufe.

  • Mandantenportal: Belege und Kontoauszüge hochladen, Rückfragen direkt am Beleg beantworten, statt E-Mail-Pingpong
  • Ein Eingang je Mandat, getrennt geführt, mit Virenprüfung jeder Datei
  • Abgleich mit dem Kontoauszug, inklusive Teil- und Sammelzahlungen und Fremdwährungen
  • Kontierungsvorschlag je Position aus Ihrem Kontenrahmen, mit Steuercode und Begründung
  • Erkennung von Sonderfällen: Rechenfehler, Duplikate, Bezugsteuer, Anlagegüter, falsches Mandat
  • Lückenkontrolle: fehlende Kontoauszüge und Zahlungen ohne Beleg, je Mandant gesammelt, Nachforderung auf Knopfdruck
  • Übersicht über alle Mandate: was offen ist, was fehlt, wo Rückfragen laufen
  • Buchung in Ihrem System mit dem Beleg als PDF, dokumentiert bis zur freigebenden Person
  • Ihr Logo und Ihre Farbe im Mandantenportal
  • Weiterentwicklung in der Zusammenarbeit: Ihre Wünsche gehen direkt an den Entwickler, nicht in ein Ticketsystem
Damit es klar ist:
  • Keine Buchung ohne Freigabe, auch nach der Einführung nicht. Eine Automatik-Schwelle gibt es bewusst nicht.
  • Kein Ersatz für Ihre Buchhaltungssoftware: gebucht wird weiter dort, wo Sie heute buchen.
  • Kein Projekt ohne Fokus: gestartet wird mit genau einem Prozess, der Belegerfassung. Weitere Automatisierungen folgen, wenn der sitzt.
15-Minuten-Telefonat buchen

Wir rufen Sie an, nichts vorbereiten.

Denny Weber, Gründer von Weber - Digital Consulting
Wer dahintersteht
«Zwei Jahre habe ich für meinen eigenen Treuhänder jede Belegdatei von Hand benannt: Datum, Firma, Zweck, Betrag. Dann habe ich dieses System gebaut und an einer echten Buchhaltung getestet. Sie reden direkt mit mir, nicht mit einem Vertrieb.»

Denny Weber · Weber - Digital Consulting · Stans NW · Porträt: KI

Ich baue seit 7 Jahren Automatisierungen und Software-Anbindungen für Unternehmen: 40+ Setups.

Agentur-Score 4,8 / 5 148 Bewertungen auf Agenturmarkt ↗
Persönliches TÜV Rheinland Prüfzeichen von Denny Weber, ID 0217466810, gültig bis 10.09.2029

Das Prüfzeichen gilt der persönlichen Qualifikation von Denny Weber als Verkaufspsychologie-Experte (TÜV Rheinland), nicht dem Produkt. Im Projekt heisst das: Abläufe, Rückfragen und Freigaben so bauen, dass Ihr Team und Ihre Mandanten sie verstehen und gern benutzen.

Jeden Praxis-Workshop machen wir persönlich. Darum nehmen wir vier neue Kunden pro Monat, weil jedes in den ersten Wochen eng begleitet wird.

Bevor Sie buchen

Häufige Fragen

Kontrolle
Dann sieht man es, bevor etwas gebucht ist. Jede Buchung braucht eine Freigabe, ohne Ausnahme. Wo das System unsicher ist, steht der Grund im Klartext, und bei Widersprüchen bleibt die Buchung gesperrt. Jede Buchung bleibt bis zum Original-Beleg rückverfolgbar.
Weil «sicher» nicht dasselbe ist wie «richtig». In unseren Tests hat das System eine Hotelrechnung zehnmal hintereinander identisch und jedes Mal auf das falsche Konto kontiert. Eine Schwelle hätte das durchgewunken. Deshalb gibt bei uns ein Mensch jede Buchung frei. Bei einem Standardbeleg dauert das rund eine Minute.
Die Frage ist berechtigt, die Antwort liegt in der Arbeitsteilung. Das System liest, sortiert und schlägt vor. Gebucht wird erst, wenn jemand aus Ihrem Büro freigegeben hat. Ihre Fachleute prüfen, statt abzutippen, und jede Buchung ist bis zum Beleg dokumentiert. Fehlende Belege werden systematisch nachgefordert.
Daten
Ihr Büro bekommt eine eigene, von anderen Kunden getrennte Anwendungsinstanz, die WDC in der Schweiz betreibt. Für das Lesen und Kontieren der Belege werden die erforderlichen Rechnungs- und Kontodaten an KI-Dienste in der EU und in den USA übermittelt, über ein zentrales Gateway und ohne Training auf Ihren Daten. Verschlüsselte Sicherungskopien liegen bei einem europäischen Speicheranbieter in Deutschland, mit Kopie in Schweden; den Schlüssel haben nur wir. Welche Unterauftragsbearbeiter beteiligt sind, steht in unserer Liste der Unterauftragsbearbeiter. Ein Auftragsbearbeitungsvertrag gehört standardmässig dazu.
Ihre Mandanten sehen im Portal nur ihre eigenen Belege, Hinweise und Rückfragen, keine Kontierung. Sachbearbeiter sehen die Mandate, die ihnen zugeteilt sind. Wechselt jemand zur Kontrolle in eine andere Ansicht, wird das mit beiden Identitäten protokolliert. Unser Support kommt nur mit Ihrer befristeten Freigabe ins System.
Belege und Systeme
Der bexio-Ablauf bis zur Buchung inklusive Beleg-PDF und MWST-Code ist nachgewiesen. Für Abacus, KLARA, Topal, Odoo, Sage und WinBiz prüfen wir zuerst Ihre Version, die verfügbare Schnittstelle und passende Importformate. Eine fertige Anbindung ist damit noch nicht zugesagt. Bei Banana und älteren Eigenlösungen winken wir ab, bevor Sie Geld ausgeben.
Belege gehen als PDF, JPG oder PNG, Kontoauszüge als CAMT-Datei oder Bank-CSV, Kreditkartenabrechnungen auch als PDF. Ist eine Aufnahme unscharf oder ein Betrag verdeckt, rät das System nicht. Es bittet den Mandanten im Portal um eine bessere Aufnahme.
Dann schauen wir im Telefonat ehrlich an, was Ihnen heute fehlt. Ihr Buchhaltungssystem bleibt so oder so gesetzt. Wenn Ihr heutiges Werkzeug für Ihre Abläufe reicht, gibt es keinen Grund zu wechseln, das sagen wir Ihnen dann auch so.
Wenig. Statt Belege zu mailen, laden sie sie im Portal hoch, auch vom Handy. Markieren oder sortieren müssen sie nichts, ein Hinweis ist freiwillig. Fehlt etwas, etwa der Zweck einer Hotelrechnung, kommt eine Rückfrage direkt am Beleg; dann erfassen sie Zweck und Kunde, und der Beleg läuft weiter. Wer weiter mailt, dessen Anhänge lädt Ihr Team selbst hoch.
Ablauf
Bei einem Standardbeleg rund eine Minute: Vorschlag ansehen, bei Bedarf die Fundstelle im Original prüfen, freigeben. Sonderfälle brauchen länger, dafür sind sie markiert und erklärt. Das ist ein Erfahrungswert aus unserer eigenen Belegverarbeitung, keine Garantie.
Der Kern ist fertig entwickelt und an Belegen mit vielen Grenzfällen getestet. Die Einrichtung ist Massarbeit: Ihre Mandate, Ihr Zielsystem, Ihre Abläufe. In der Zusammenarbeit entwickeln wir weiter, was Ihrem Büro im Alltag fehlt. Solche Wünsche besprechen Sie direkt mit dem Entwickler.
Nein. Es arbeitet wie ein zusätzlicher Junior-Sachbearbeiter, der die Vorarbeit macht. Ihre Leute können mit derselben Mannschaft mehr Mandate betreuen und kommen wieder zu der Arbeit, für die sie ausgebildet sind.
In zwei klaren Schritten. Erst der Praxis-Workshop: drei Stunden an einem Ihrer Mandate, mit Ihren Belegen. Danach entscheiden Sie. Dann die Einrichtung: vier begleitete Wochen mit einem festen wöchentlichen Termin. Danach arbeiten Sie mit den ersten Mandaten produktiv, die übrigen folgen in Ihrem Tempo.

P.S. Ich habe das System zuerst an meiner eigenen Buchhaltung laufen lassen, einen ganzen Jahrgang lang. Genau das würde ich von jedem Anbieter verlangen, bevor er an Mandatsdaten darf.Denny Weber

Nächster Schritt

Wählen Sie einen Termin.

15 Minuten am Telefon, wir rufen Sie an. Sie haben die Demo gesehen? Im Telefonat klären wir, was davon für Ihr Büro gilt: wie Ihre Belege heute ankommen, welche Systeme im Einsatz sind und ob sich das System lohnt.

Das nehmen Sie mit

  • Eine klare EinschätzungOb sich das System für Ihr Büro lohnt, welche Ihrer Systeme sich anbinden lassen und wie der nächste Schritt aussieht. Direkt im Gespräch, ohne Umwege.
  • Das System live, als nächster SchrittPasst es im Telefonat, zeigen wir Ihnen das System direkt danach an echten Belegen. Im Praxis-Workshop sind es dann Ihre eigenen.
  • Direkt mit Denny WeberSie sprechen mit dem, der das System gebaut hat und es bei Ihnen auch einrichten würde.
  • Eine ehrliche AntwortWenn es für Ihr Büro nicht passt, sagen wir das im Gespräch. Nicht jede Systemlandschaft ist ein Fall für uns.
Agentur-Score 4,8 / 5 148 Bewertungen auf Agenturmarkt ↗
Persönliches TÜV Rheinland Prüfzeichen von Denny Weber, ID 0217466810, gültig bis 10.09.2029
Firmensitz Stans NW Betrieb in der Schweiz

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