Zoho Projects vs Asana vs Monday.com: Projektmanagement-Vergleich für KMUs (2026)

Zoho Projects, Asana und Monday.com im ehrlichen Vergleich: Preise, Features, TCO und Praxis-Erfahrung. Welches PM-Tool passt zu deinem Team?

„Wir nutzen Monday seit zwei Jahren und haben trotzdem keine Ahnung, ob unsere Projekte im Budget liegen.” Das hat mir ein Agenturinhaber aus Stuttgart gesagt — 15 Mitarbeitende, kreative Arbeit, eigentlich genau Mondays Zielgruppe. Das Problem: Monday zeigt dir hübsche Boards, aber sagt dir nicht, wo dein Geld bleibt.

Projektmanagement-Tools gibt es wie Sand am Meer. Aber drei Namen dominieren jede Shortlist: Asana als UX-Liebling, Monday.com als buntes Work-OS und Zoho Projects als Teil einer kompletten Business-Suite. Die Frage ist nicht, welches die meisten Features hat. Die Frage ist: Welches passt zu deinem Arbeitsmodell?

Denn hier liegt der häufigste Fehler: Teams wählen ein PM-Tool nach dem hübschesten Demo-Video. Asana sieht toll aus — aber kann kein Time Tracking. Monday ist flexibel — aber hat keinen Critical Path. Zoho Projects ist nicht so sexy — aber liefert echtes Projektmanagement. Nach dutzenden Implementierungen weiss ich: Die richtige Wahl hängt nicht vom Tool ab, sondern von deinen Prozessen.

Drei Tools, drei Welten

Der wichtigste Unterschied liegt nicht in den Features. Es ist die Grundphilosophie.

Asana wurde 2008 von Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz ins Leben gerufen — als Antwort auf die Frage, wie Teams ihre Arbeit koordinieren. Asana ist ein Task- und Workflow-Management-Tool mit der besten Benutzeroberfläche im Markt: clean, intuitiv, durchdacht. Aber Asana ist kein klassisches Projektmanagement-Tool, denn es gibt kein eingebautes Time Tracking, kein Budget-Management und kein Earned Value Management.

Monday.com nennt sich selbst “Work OS” — ein Betriebssystem für Arbeit. Das klingt gross, und das Board-System ist tatsächlich extrem flexibel. Du kannst damit Projekte tracken, CRM-Daten verwalten, HR-Prozesse abbilden oder Marketing-Kampagnen planen. Monday ist ein Schweizer Taschenmesser, das vieles kann — aber nichts davon in der Tiefe eines spezialisierten Tools.

Zoho Projects ist ein klassisches Projektmanagement-Tool mit allem, was dazugehört. Gantt-Charts mit Critical Path, Baselines, Earned Value Management, Issue Tracker, Timesheets und Budget-Management sind standardmässig dabei. Es macht weniger Spass als Asana und sieht nicht so bunt aus wie Monday. Aber wenn du echtes Projektmanagement brauchst — mit Abhängigkeiten, Meilensteinen und Ressourcenplanung — ist Zoho Projects das einzige Tool in diesem Vergleich, das dafür gebaut wurde.

Preisvergleich: Hier wird’s interessant

Die Preisunterschiede sind in dieser Kategorie besonders krass. Lass dir das auf der Zunge zergehen.

Plan-Level	Zoho Projects	Monday.com	Asana
Free	3 User, 3 Projekte	2 Seats, 3 Boards	10 User, begrenzt
Einstieg	Premium: $4/User	Basic: €9/Seat	Starter: $10.99/User
Produktiv	Enterprise: $9/User	Standard: €12/Seat	Advanced: $24.99/User
Premium	Ultimate: ~$13/User	Pro: €19/Seat	Enterprise: Custom

Zoho Projects Enterprise für 9 Dollar pro User ist billiger als Asanas Einstiegsplan. Lies das nochmal: Enterprise für weniger als der Einstiegspreis der Konkurrenz. Critical Path, Baselines, Custom Roles, SLA-Management — alles drin.

Monday.com liegt preislich dazwischen, hat aber einen Haken, der mich jedes Mal ärgert: Das Mindest-Seat-Modell. Du kaufst mindestens 3 Seats, danach in 5er-Schritten. Ein Team mit 6 Personen zahlt für 10 Seats. Bei €19/Seat (Pro) sind das €190 statt €114. Du zahlst für leere Stühle. Eine Agentur, die ich berate, hat das erst nach dem ersten Vertragsjahr gemerkt — 40% der Lizenzen waren ungenutzt.

TCO: 10 User, ein Jahr, produktiver Plan

Rechnen wir konkret. Ein Team mit 10 Usern, die einen Plan brauchen, der Gantt-Charts (oder vergleichbares), Automations und Reporting bietet.

Zoho Projects Enterprise: 10 × $9 × 12 = $1.080/Jahr (~1.000 €). Critical Path, Baselines, Custom Roles, Issue Tracker mit SLA, Timesheets, Budget-Management — alles dabei. Oder über Zoho One für ~45 €/User: 5.400 €/Jahr für alle 45+ Apps inklusive CRM, Buchhaltung, Helpdesk und Projektmanagement.

Monday.com Pro: 10 × €19 × 12 = €2.280/Jahr. Private Boards, Chart View, Time Tracking, Formula Columns, 25.000 Automations pro Monat. Solide, aber kein Critical Path und kein Earned Value Management.

Asana Advanced: 10 × $24.99 × 12 = $2.999/Jahr (~2.780 €). Portfolios, Goals, Custom Fields, Proofing und Approvals. Aber: Kein eingebautes Time Tracking, kein Budget-Management, kein Issue Tracker. Für diese Features brauchst du Drittanbieter-Integrationen — die extra kosten.

💰 Fazit: Zoho Projects Enterprise kostet ein Drittel von Asana Advanced — und bietet Features (Time Tracking, Budget, Critical Path), die Asana gar nicht hat. Monday liegt dazwischen, kommt aber ohne echte PM-Tiefe.

Gantt-Charts und Projektplanung

Für klassisches Projektmanagement sind Gantt-Charts mit Abhängigkeiten das Herzstück. Hier trennt sich die Spreu vom Weizen.

Zoho Projects bietet vollwertige Gantt-Charts mit allen vier Abhängigkeitstypen (Finish-to-Start, Start-to-Start, Finish-to-Finish, Start-to-Finish). Dazu kommen Critical Path — die Visualisierung des längsten Pfads, bei dem jede Verzögerung das Projektende verschiebt — und Baselines zum Vergleich von Plan vs. Realität. Das ist echtes Projektmanagement, wie es PMI und PRINCE2 definieren. Earned Value Management (EVM) analysiert Kosten- und Zeitplan-Performance in Echtzeit, was kein anderes Tool in diesem Vergleich bietet.

Asana hat eine Timeline-Ansicht, die optisch einem Gantt-Chart ähnelt. Abhängigkeiten sind möglich, aber nur im einfachsten Format (Finish-to-Start). Critical Path, Baselines und EVM fehlen komplett. Für einfache Projektpläne reicht das aus, für komplexe Projekte mit dutzenden Abhängigkeiten nicht.

Monday.com bietet Gantt- und Timeline-Views ab dem Standard-Plan (€12/Seat). Die Darstellung ist visuell ansprechend und das Drag & Drop funktioniert gut. Aber auch hier gibt es nur einfache Abhängigkeiten, keinen Critical Path und keinen Baseline-Vergleich. Monday zeigt dir hübsch, was passiert — sagt dir aber nicht, wo das Risiko liegt.

Time Tracking und Budget

Hier offenbart sich der grösste Unterschied zwischen Projektmanagement und Task-Management.

Zoho Projects hat Timesheets und Time-Logging nativ eingebaut — ab dem Premium-Plan für 4 Dollar pro User. Dein Team loggt Stunden gegen Tasks, du siehst Budget vs. Actual in Echtzeit, und am Monatsende exportierst du alles für die Abrechnung. Mit Zoho Books oder Zoho Invoice wird die Zeiterfassung direkt zur Rechnung, ohne Copy-Paste oder Excel-Export.

Asana hat kein eingebautes Time Tracking und zwingt dich zu Drittanbietern wie Harvest, Toggl oder Clockify. Die Integration funktioniert, aber es sind zusätzliche Kosten ($8-12/User bei Harvest) und eine weitere Datenquelle, die gepflegt werden muss. Budget-Management gibt es bei Asana ebenfalls nicht — du trackst Geld in einem Custom Field, aber ohne Auswertungen, ohne Forecasting, ohne Earned Value.

Monday.com hat Time Tracking ab dem Pro-Plan (€19/Seat). Das funktioniert gut für einfache Zeiterfassung, aber Budget-Management im PM-Sinne (Plan vs. Actual, EVM, Forecast) bietet auch Monday nicht. Du kannst eine Zahlenspalte “Budget” anlegen, aber das ist wie Buchhaltung in Excel — technisch möglich, praktisch sinnlos.

Automations: Workflows ohne Code

Alle drei Tools bieten No-Code-Automations. Aber die Limits unterscheiden sich massiv.

Monday.com hat das flexibelste Automation-System mit “Wenn X passiert, dann mache Y”-Logik und hunderten von Triggern und Aktionen. Das Problem ist das versteckte Limit: Der Standard-Plan begrenzt dich auf 250 Automations pro Monat. Für ein aktives Team mit 10 Usern sind die nach zwei Wochen aufgebraucht. Erst der Pro-Plan (€19/Seat) gibt dir 25.000 Automations. Das Automation-Limit ist Mondays grösste versteckte Kostenfalle.

Asana bietet Workflows mit einem visuellen Builder. Rules (If/Then-Logik) sind ab dem Starter-Plan verfügbar, aber die Anzahl ist begrenzt. AI-gestützte Workflows über AI Studio sind ein spannendes Feature, aber noch jung und nur für Advanced/Enterprise verfügbar.

Zoho Projects setzt auf Business Rules und Webhooks — weniger visuell als Monday, aber ohne künstliche Limits. Ab dem Enterprise-Plan kannst du Custom Functions in Deluge (Zohos Scriptsprache) schreiben, was deutlich mehr Flexibilität bietet als die No-Code-Builder der Konkurrenz. Durch die Zoho-Suite-Integration kannst du Automations bauen, die über das PM hinausgehen: Ein abgeschlossener Meilenstein triggert automatisch eine Rechnung in Zoho Books oder ein Follow-up in Zoho CRM.

Der Suite-Effekt: Zohos unfairer Vorteil

Hier liegt Zoho Projects’ grösster Trumpf — und er hat nichts mit Gantt-Charts zu tun.

Asana ist ein Projektmanagement-Tool. Monday ist ein Work OS. Beide existieren als Inseln. Du verbindest sie über Integrationen mit deinem CRM, deiner Buchhaltung, deinem Helpdesk. Das funktioniert, aber jede Integration ist ein potenzieller Bruchpunkt. Wenn Zapier ausfällt, fliesst keine Information mehr.

Zoho Projects ist Teil des Zoho-Ökosystems. Ein Projekt wird aus einem Deal in Zoho CRM erstellt — mit allen Kundendaten, Budget und Deadline. Tasks erzeugen Zeiteinträge, die in Zoho Books zur Rechnung werden. Bugs aus dem Issue Tracker fliessen zu Zoho Desk für den Kundensupport. Und Zoho Analytics zeigt dir Projekt-Performance neben Vertriebs- und Finanzkennzahlen.

Ein Zoho-One-Kunde mit 10 Usern zahlt rund 5.400 Euro im Jahr und bekommt alle 45+ Apps: CRM, Projektmanagement, Buchhaltung, Helpdesk, Marketing, HR, Analytics und mehr. Bei Asana Advanced plus HubSpot CRM plus Xero plus Zendesk bist du bei 15.000 Euro aufwärts — für weniger Integration.

Benutzeroberfläche: Wo die Emotionen spielen

Lass mich ehrlich sein: In Sachen UI gewinnt Asana. Haushoch.

Asana hat die cleanste, intuitivste Benutzeroberfläche im PM-Markt. Jeder Klick sitzt, die Animationen sind flüssig, und neue User finden sich in Minuten zurecht. Das Onboarding-Erlebnis ist so gut, dass Teams Asana tatsächlich nutzen — statt es nach zwei Wochen zu ignorieren. Und das ist der wichtigste Faktor für den Erfolg eines PM-Tools: Adoption.

Monday.com setzt auf Farben und visuelle Flexibilität. Die Boards sind bunt, anpassbar und machen Spass. Für Marketing-Teams und Kreativagenturen, die ihre Arbeit visuell organisieren wollen, ist Mondays Interface ideal. Es fühlt sich weniger nach “Software” an und mehr nach “Werkzeug”.

Zoho Projects hat in den letzten Jahren aufgeholt, ist aber ehrlich gesagt immer noch nicht auf dem Niveau von Asana oder Monday. Die Oberfläche ist funktional und übersichtlich, aber nicht so poliert. Für PM-Profis, die Features über Design stellen, ist das kein Problem. Für Teams, bei denen Adoption der grösste Risikofaktor ist, kann es durchaus einer sein.

🎯 Praxis-Tipp: Die beste Software ist die, die dein Team tatsächlich nutzt. Wenn Adoption dein Hauptproblem ist, teste Asana. Wenn Budget und PM-Tiefe entscheidend sind, nimm Zoho Projects. Wenn Flexibilität zählt, schau dir Monday an.

Issue Tracking: Bugs und Support-Tickets

Ein oft übersehenes Feature: Zoho Projects hat einen vollwertigen Issue Tracker eingebaut. Bugs melden, Prioritäten setzen, SLAs definieren, Business Rules anwenden — alles ist möglich. Für Software-Teams, die Development und Bug-Tracking in einem Tool haben wollen, ist das ein starkes Argument. In Kombination mit Zoho Sprints (dem agilen Pendant) deckt Zoho beide Welten ab: klassisches PM und agiles Development.

Asana hat kein dediziertes Bug-Tracking. Du kannst Tasks als “Bugs” taggen, aber Severity-Levels, SLAs und ein strukturierter Workflow dafür fehlen. Die meisten Entwicklerteams nutzen Asana parallel zu Jira — was den Zweck eines All-in-One-Tools konterkariert.

Monday hat “monday dev” als separates Produkt für Softwareentwicklung. Es bietet Sprint-Management, Bug-Tracking und Roadmaps, ist aber ein eigenständiges Produkt mit eigenem Pricing und nicht einfach ein Feature im Standard-monday.com.

Für wen ist welches Tool?

Nach hunderten PM-Implementierungen ist mein Fazit differenziert aber klar.

Asana ist die richtige Wahl für kreative Teams, Marketing-Abteilungen und Unternehmen, bei denen User-Adoption das grösste Risiko ist. Die Benutzeroberfläche ist unübertroffen, und Workflows mit AI Teammates zeigen die Zukunft. Sobald du aber Time Tracking, Budget-Management oder echtes PM brauchst, stösst Asana an seine Grenzen.

Monday.com passt zu Teams, die maximale Flexibilität wollen. Das Board-System kann praktisch alles abbilden, und die Automations (ab Pro) sind mächtig. Ideal ist es für Agenturen, Freelancer-Teams und Unternehmen, die kein klassisches PM brauchen. Achte aber auf das Seat-Minimum und die Automation-Limits.

Zoho Projects ist meine Empfehlung für KMUs, die echtes Projektmanagement brauchen — und mehr als nur ein PM-Tool. Gantt mit Critical Path, Budget-Tracking, Issue Management und Suite-Integration bekommst du zum Bruchteil des Preises. Die UI ist nicht so sexy wie Asana, aber die Substanz ist stärker. Mit Zoho One bekommst du ein komplettes Business-Ökosystem statt einer Tool-Insel.

Der Agenturinhaber aus Stuttgart? Der ist mittlerweile auf Zoho Projects umgestiegen. Nicht weil die Boards hübscher sind — Monday sieht immer noch besser aus. Sondern weil er zum ersten Mal sieht, welche Projekte profitabel sind und welche nicht. „Wir haben festgestellt, dass 30% unserer Projekte Geld verlieren”, sagte er mir nach drei Monaten. „Das wussten wir vorher einfach nicht.” Manchmal ist die unbequeme Wahrheit wertvoller als ein hübsches Board.

Du willst wissen, welches PM-Tool zu deinem Team passt? Lass uns sprechen — in einem kurzen Discovery Call finden wir die richtige Lösung.