Zoho CRM vs HubSpot: Der ehrliche Vergleich für KMU (2026)

Zoho CRM vs HubSpot im direkten Vergleich: Funktionen, Preise, Vor- & Nachteile für KMU. Mit echten Kostenrechnungen und Praxis-Erfahrung.

“HubSpot kostet uns ein Vermögen, aber alle sagen, es sei das beste CRM.” Diesen Satz höre ich fast wöchentlich in meinen Beratungsgesprächen. Was ich dabei immer wieder feststelle, ist verblüffend: Die meisten Unternehmen zahlen für HubSpot das Fünf- bis Sechsfache dessen, was sie für eine vergleichbare Lösung ausgeben müssten.

Als Zoho-Experte mit über 100 erfolgreichen CRM-Einführungen kenne ich beide Seiten der Medaille. Du bekommst hier keine oberflächliche Feature-Liste, sondern praktische Erfahrungen aus hunderten von Projekten. Dabei geht es nicht darum, ein System schlecht zu reden — sondern dir die Entscheidung zu erleichtern, die dein Unternehmen auf Jahre prägen wird.

Die zentrale Frage ist nicht “Was kann welches System?”, sondern “Welches System passt zu deinen echten Bedürfnissen und deinem Budget?”. Die Antwort überrascht selbst erfahrene Geschäftsführer.

Zwei Philosophien, zwei Welten

Um zu verstehen, warum Zoho CRM und HubSpot so unterschiedlich sind, musst du ihre Entstehungsgeschichte kennen. Diese prägt bis heute, wie beide Systeme funktionieren und wofür sie optimiert sind.

HubSpot wurde 2006 als Antwort auf das traditionelle “Outbound Marketing” gegründet. Die Gründer Brian Halligan und Dharmesh Shah prägten den Begriff “Inbound Marketing” und bauten ihr CRM konsequent um diese Philosophie herum.

HubSpot ist in seinem Kern ein Marketing-System, das um Sales-Funktionen erweitert wurde. Das erklärt, warum es bei Content-Marketing und Marketing-Automation so stark ist — aber auch, warum es bei komplex anpassbaren Geschäftsprozessen an Grenzen stößt.

Zoho hingegen begann bereits 1996 als kleines indisches Software-Unternehmen. Als sie 2005 ihr CRM auf den Markt brachten, war ihr Ansatz fundamental anders: Maximale Flexibilität bei minimalen Kosten. Sridhar Vembu, der Gründer und CEO, verfolgt bis heute eine “Software für alle”-Philosophie. Zoho CRM ist Teil einer integrierten Business-Suite mit über 45 Anwendungen, die alle nahtlos miteinander kommunizieren.

Diese philosophischen Unterschiede spiegeln sich in allem wider. HubSpot glänzt bei der Benutzerfreundlichkeit und beim Marketing, kostet aber deutlich mehr. Zoho bietet unfassbare Flexibilität und ein unschlagbares Preis-Leistungs-Verhältnis, erfordert aber manchmal mehr Einarbeitungszeit. In meinen Projekten sehe ich immer wieder: Marketing-lastige Unternehmen tendieren zu HubSpot, während prozess-orientierte Firmen mit Zoho glücklicher werden.

Was dich ein CRM wirklich kostet

Hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Die meisten CRM-Vergleiche zeigen dir die schönen Monatspreise, verschweigen aber die versteckten Kosten. Als jemand, der regelmäßig CRM-Budgets kalkuliert, kenne ich alle Kostenfallen:

Plan	Zoho CRM	HubSpot Sales Hub
Free	0 € (3 User)	0 € (2 User)
Starter/Standard	14 €/User/Monat	9 €/User/Monat
Professional	23 €/User/Monat	90 €/User/Monat + 1.470 € Onboarding*
Enterprise	40 €/User/Monat	150 €/User/Monat + 3.420 € Onboarding*
Zoho One Bundle	34 €/User/Monat (45+ Apps!)	-

Auf den ersten Blick sieht HubSpot Starter sogar günstiger aus als Zoho Standard. Doch dieser Eindruck täuscht gewaltig. Sobald du echte Automatisierung oder Marketing-Integration brauchst, explodieren die HubSpot-Kosten. Der Sprung von 9 € auf 90 € pro User ist kein Versehen — das ist HubSpots Geschäftsmodell.

Noch dramatischer wird es, wenn du Marketing-Funktionen benötigst. HubSpots Marketing Hub kostet extra: Der Professional Plan schlägt mit 792 € monatlich zu Buche, der Enterprise Plan mit 3.300 €.

Zoho hingegen bietet Marketing-Automation bereits im CRM oder als Teil der Zoho One Suite — ohne jeglichen Aufpreis.

Lass mich dir eine echte Kostenrechnung zeigen, die ich letzte Woche für einen Maschinenbau-Betrieb mit 10 Mitarbeitern erstellt habe:

Die Zahlen sprechen eine klare Sprache. HubSpot Professional (Sales + Marketing) kostet im ersten Jahr 24.704 €. Zoho One kommt auf 4.080 € — inklusive 45+ Business-Apps. Das ist ein Unterschied von über 20.000 € pro Jahr für ein 10-Personen-Team.

Diese Kostenexplosion ist kein Zufall, sondern System. HubSpot lockt mit einem großzügigen kostenlosen Plan, aber sobald du wächst oder erweiterte Funktionen brauchst, wirst du in teure Professional-Pläne gedrängt. Hinzu kommen Pflicht-Onboarding-Gebühren, die bei kleineren Unternehmen oft ein Jahresbudget für Software verschlingen.

💰 Kostenfalle: Viele Unternehmen planen nur mit den beworbenen Monatskosten und übersehen die Onboarding-Gebühren. Bei HubSpot Professional sind das 1.470 € zusätzlich – Geld, das bei Zoho komplett entfällt.

Das Perfide daran: Die meisten Unternehmen merken erst nach ein bis zwei Jahren, wie teuer HubSpot wirklich ist. Dann sind sie bereits migriert, haben Prozesse aufgebaut und Teams geschult.

Ein Wechsel wird immer schwieriger, auch wenn die Kosten das Budget sprengen. Genau deshalb ist es so wichtig, von Anfang an ehrlich zu rechnen.

Features die wirklich zählen

Genug der nackten Zahlen — lass uns über Funktionen sprechen. Nicht in Form von endlosen Tabellen mit Häkchen, sondern so, wie du sie wirklich nutzt.

In meinen Beratungsprojekten kristallisieren sich immer wieder dieselben Kernbereiche heraus, die über Erfolg oder Scheitern einer CRM-Einführung entscheiden.

Lead-Management: Der erste Eindruck entscheidet

Das Herzstück jeden CRMs ist die Verwaltung von Interessenten und Kunden. Hier zeigen sich die philosophischen Unterschiede besonders deutlich.

HubSpot glänzt mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche. Ein neuer Mitarbeiter kann innerhalb von Minuten Kontakte anlegen und Deals verwalten. Die Pipelines sind visuell ansprechend gestaltet und laden förmlich zum Arbeiten ein. Diese Stärke zahlt sich besonders bei Teams aus, die wenig Zeit für Schulungen haben oder häufig wechselnde Mitarbeiter beschäftigen.

Zoho CRM hingegen punktet mit schier endloser Flexibilität. Während HubSpot dir vorgegebene Strukturen anbietet, kannst du in Zoho praktisch alles anpassen: eigene Module erstellen, komplexe Genehmigungsprozesse abbilden oder branchenspezifische Workflows einrichten.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Anlagenbau-Unternehmen benötigte ein komplexes Projekt-Management direkt im CRM. Mit Zoho war das in wenigen Stunden umgesetzt — bei HubSpot wäre es unmöglich gewesen.

Beide Systeme bieten unbegrenzte Kontakte in ihren bezahlten Plänen, allerdings mit einem wichtigen Unterschied: Bei HubSpot zahlst du ab dem Professional Plan kontaktbasiert, bei Zoho ist das von Anfang an inklusive.

Marketing-Automation: Content ist King

Hier spielt HubSpot seine absolute Stärke aus. Das System wurde für Inbound-Marketing konzipiert, und das merkt man an jeder Ecke. Landing Pages, Blog-Editor, SEO-Tools — alles durchdacht und intuitiv.

Ein konkretes Beispiel: Eine Beratungsagentur, die ich betreue, generiert 80% ihrer Leads über organische Suchanfragen und Webinare. Die nahtlose Integration zwischen Blog, Marketing-Automation und CRM macht es möglich, jeden Website-Besucher zu tracken und passgenau zu betreuen.

Diese Lead-Intelligence ist beeindruckend und rechtfertigt für Marketing-fokussierte Unternehmen durchaus die höheren Kosten.

Zoho bietet Marketing-Automation ebenfalls — und mehr als viele denken. Zoho Campaigns für E-Mail-Marketing, Zoho Social für Social Media, und vor allem: Zoho SalesIQ für Live-Chat, Visitor-Tracking und Chatbots direkt auf deiner Website. Dazu kommt Zoho PageSense für A/B-Testing und Heatmaps — damit siehst du genau, wie Besucher sich auf deinen Seiten verhalten. Das sind Tools, die bei HubSpot erst in den teuren Marketing-Hub-Plänen enthalten sind.

Für Landing Pages empfehlen wir in der Praxis Tools wie Onepage.io, die sich nahtlos mit Zoho CRM verbinden lassen und deutlich flexibler sind als Zohos eigener Page-Builder. In Kombination mit SalesIQ und PageSense hast du ein Marketing-Stack, das HubSpots Tracking-Fähigkeiten nahe kommt — zu einem Bruchteil der Kosten.

Reporting und Analytics: Zahlen, die Entscheidungen treffen

Beide Systeme bieten umfangreiche Reporting-Funktionen — aber mit unterschiedlichen Stärken.

HubSpots Dashboards sind optisch ansprechender und für Führungskräfte aufbereitet. Die Marketing-Attribution ist besonders stark: Du siehst genau, welcher Blog-Artikel oder welche Kampagne letztendlich zu einem Abschluss geführt hat.

Zoho hingegen punktet mit der Tiefe der Analysen. Zoho Analytics ist ein vollwertiges Business-Intelligence-System, das weit über Standard-CRM-Reports hinausgeht. Komplexe Datenmodelle, verschiedene Datenquellen, Predictive Analytics — für datengetriebene Unternehmen ein unschätzbarer Vorteil.

Künstliche Intelligenz: Der Blick in die Zukunft

Beide Anbieter haben massiv in KI investiert — aber mit unterschiedlichen Schwerpunkten.

HubSpots ChatSpot ist ein beeindruckender Chatbot, der natürliche Spracheingaben in CRM-Aktionen umwandelt. “Zeige mir alle Deals über 10.000 € aus dem letzten Quartal” — und du bekommst sofort das entsprechende Dashboard.

Zohos Zia-Assistent ist weniger spektakulär, aber praktischer im Alltag. Zia erkennt Anomalien in deinen Verkaufsdaten, sagt den besten Kontaktzeitpunkt voraus und schreibt sogar E-Mails vor.

Besonders beeindruckend sind die Verkaufsprognosen: Zia analysiert historische Daten und gibt erstaunlich treffsichere Vorhersagen ab, welche Deals wahrscheinlich abgeschlossen werden.

Integration und Anpassbarkeit: Offene Türen oder geschlossene Systeme?

Hier zeigt sich ein fundamentaler Unterschied in der Philosophie beider Anbieter.

HubSpot setzt auf ein offenes Ökosystem mit über 1.500 Integrationen. Zapier, Shopify, Slack — die Chancen stehen gut, dass dein Lieblings-Tool nahtlos angebunden werden kann. Die API-Dokumentation ist exzellent.

Zoho verfolgt einen anderen Ansatz: Integration durch Suite-Vollständigkeit. Anstatt hunderte externe Tools anzubinden, bietet Zoho One bereits alles, was die meisten Unternehmen brauchen — E-Mail, Buchhaltung, Projektmanagement, Helpdesk. Diese Tools sind nicht nur oberflächlich verbunden, sondern teilen sich Datenstrukturen und Benutzerkonten. Das Ergebnis ist eine Effizienz, die externe Integrationen nie erreichen können.

Hier ist eine kompakte Übersicht der wichtigsten Unterschiede:

Feature	Zoho CRM	HubSpot	Empfehlung
Benutzerfreundlichkeit	Gut, flexibel	Exzellent, intuitiv	HubSpot für Anfänger
Anpassbarkeit	Sehr hoch	Begrenzt	Zoho für komplexe Prozesse
Marketing-Tools	Basis-Funktionen	Vollständige Inbound-Suite	HubSpot für Content-Marketing
Suite-Integration	Nahtlos (45+ Apps)	Modular (Sales/Marketing/Service)	Zoho für Komplett-Lösung
KI-Features	Praktisch orientiert	Marketing-fokussiert	Je nach Anwendungsfall
Mobile App	Funktional	Poliert	Gleichstand
API/Integrationen	800+, starke Suite	1.500+, offenes System	HubSpot für externe Tools
Preis-Leistung	Hervorragend	Schlecht bis mäßig	Klarer Sieg für Zoho

Zoho One: Warum die Suite den Vergleich verändert

Jetzt kommt der Game-Changer, den die meisten CRM-Vergleiche ignorieren: Zoho One. Zoho bietet eine komplette Business-Suite für weniger Geld, als HubSpot allein für sein CRM verlangt. Das verändert die gesamte Kostenrechnung fundamental.

Stell dir vor, du führst einen Handwerksbetrieb mit 12 Mitarbeitern. Du brauchst nicht nur ein CRM — sondern auch E-Mail-Marketing, Projektmanagement für Baustellen, ein Buchhaltungssystem und ein Helpdesk für Kundenanfragen. Mit herkömmlichen Lösungen würdest du mindestens vier verschiedene Anbieter bezahlen und mühsam Daten zwischen den Systemen synchronisieren.

Zoho One löst dieses Problem elegant: Für 34 Euro pro Mitarbeiter und Monat bekommst du über 45 vollintegrierte Business-Anwendungen. Für deinen 12-Personen-Betrieb sind das 408 Euro monatlich — weniger als HubSpot allein für das CRM Professional verlangen würde.

Dabei sind alle Systeme nahtlos miteinander verbunden. Ein Kundenauftrag im CRM wird automatisch zu einem Projekt in Zoho Projects, generiert eine Rechnung in Zoho Books und erstellt bei Problemen ein Ticket in Zoho Desk.

In einem meiner Projekte bei einem mittelständischen Dienstleister konnte das Unternehmen durch Zoho One fünf verschiedene Software-Anbieter ersetzen. Das Ergebnis: 70% weniger Software-Kosten und dramatisch bessere Prozesse, weil keine Medienbrüche mehr auftraten.

Besonders beeindruckend ist die Lernkurve. Da alle Zoho-Anwendungen dasselbe Design-System verwenden, können Mitarbeiter schnell zwischen Tools wechseln. Morgens CRM, mittags Projektmanagement, nachmittags Buchhaltung — alles mit demselben Login.

Für Unternehmen, die mehr als nur ein CRM benötigen (und welches braucht das nicht?), ist Zoho One praktisch konkurrenzlos.

Wann HubSpot trotzdem die bessere Wahl ist

Fairness ist wichtig in einem ehrlichen Vergleich. Es gibt Szenarien, in denen HubSpot die bessere Wahl ist. Ignorieren wir diese, würde ich dir einen schlechten Dienst erweisen.

HubSpot glänzt bei Unternehmen, deren Geschäftsmodell auf Inbound-Marketing basiert. SaaS-Firmen, Beratungsagenturen oder Medienunternehmen, die durch Content-Marketing und Webinare wachsen — hier rechtfertigen HubSpots Stärken die höheren Kosten.

Ein konkretes Beispiel: Eine Personalberatung mit 15 Mitarbeitern generiert 90% ihrer Leads durch LinkedIn-Content und Webinare. HubSpots Marketing Hub trackt jeden Website-Besucher und triggert automatisch personalisierte E-Mail-Sequenzen.

Diese Lead-Intelligence ist mit Zoho zwar möglich, aber nicht so elegant integriert.

Auch bei der Benutzerfreundlichkeit hat HubSpot die Nase vorn. Die Lernkurve ist flach, die Benutzeroberfläche selbsterklärend. Bei Zoho brauchst du etwas mehr Geduld, um die volle Flexibilität auszuschöpfen.

Und schließlich: HubSpots Ökosystem ist unübertroffen groß. 1.500+ Integrationen bieten für praktisch jeden Anwendungsfall eine Lösung.

Wann Zoho die bessere Wahl ist

Für die große Mehrheit der Unternehmen — ich schätze etwa 80% der KMU — ist Zoho die wirtschaftlichere und praktischere Lösung. Und das liegt nicht nur am Preis.

Zoho glänzt bei Unternehmen mit vielfältigen Anforderungen. Wenn du nicht nur verkaufen, sondern auch Projekte verwalten, Rechnungen schreiben und Support leisten musst, ist die Suite-Integration unschlagbar. Statt fünf verschiedene Logins und Support-Kanäle zu verwalten, hast du eine einzige, vollintegrierte Lösung.

Besonders für produktionsnahe Unternehmen ist Zoho ideal. Maschinenbauer, Handwerksbetriebe, Dienstleister oder Händler profitieren von Features wie dem integrierten Inventar-Management oder den anpassbaren Genehmigungsprozessen. Das kann HubSpot oft nicht ohne teure Zusatztools abbilden.

Ein weiterer großer Vorteil: Skalierbarkeit ohne Kostenschock. Egal ob du von 5 auf 50 Mitarbeiter wächst — der Preis pro Person bleibt gleich und alle Tools skalieren automatisch mit.

Migration: Von HubSpot zu Zoho wechseln

“Können wir von HubSpot zu Zoho wechseln?” Diese Frage höre ich immer häufiger, meist von Unternehmen, die unter explodierenden HubSpot-Kosten leiden. Die gute Nachricht: Ein Wechsel ist möglich und oft wirtschaftlich sinnvoll. Die schlechte Nachricht: Er erfordert sorgfältige Planung.

Der wichtigste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme. Welche HubSpot-Features nutzt du wirklich intensiv? Oft stelle ich fest, dass Unternehmen für teure Professional-Pläne zahlen, aber hauptsächlich Basic-Funktionen nutzen.

Die technische Migration ist straightforward: Kontakte, Deals und E-Mail-Verläufe lassen sich über CSV-Export übertragen. Zoho bietet sogar einen kostenlosen Migrations-Service für größere Datenmengen. Komplizierter wird es bei komplexen Workflows und Landing Pages — diese müssen meist komplett neu aufgebaut werden.

Eine typische Migration bei einem 10-Personen-Team dauert etwa drei bis vier Wochen. Erste Woche: Datenmigration und Grundkonfiguration. Zweite und dritte Woche: Neuaufbau der Workflows und Schulung. In der vierten Woche läuft meist schon der Parallelbetrieb.

💡 Tipp: Nutze eine HubSpot-zu-Zoho-Migration als Chance für einen Frühjahrsputz deiner Prozesse. Oft haben sich über Jahre ineffiziente Workflows eingeschlichen, die bei der Neukonfiguration eliminiert werden können.

Die Kosteneinsparungen sind meist dramatisch. Ein Maschinenbau-Unternehmen, das ich 2024 bei der Migration begleitet habe, sparte im ersten Jahr 18.000 Euro — und bekam zusätzliche Tools für Projektmanagement und Buchhaltung obendrauf.

Nach zwei Jahren hatte sich die Migration bereits mehrfach amortisiert.

Fazit: Die ehrliche Empfehlung

Nach über 100 CRM-Einführungen ist mein Fazit eindeutig: Für 80% der deutschen KMU ist Zoho die bessere Wahl. Nicht weil es perfekt ist — sondern weil es das beste Verhältnis aus Funktionalität, Flexibilität und Kosten bietet.

HubSpot ist ein exzellentes System, keine Frage. Die Benutzerfreundlichkeit ist unerreicht, die Marketing-Tools erstklassig. Aber diese Vorteile rechtfertigen nur in speziellen Szenarien den fünf- bis sechsfachen Preis.

Für alle anderen ist die Rechnung einfach: Zoho One kostet 34 Euro pro Monat und Mitarbeiter und liefert nicht nur ein Enterprise-CRM, sondern eine komplette Business-Suite mit 45+ Anwendungen. Das ist ein struktureller Vorteil, den HubSpot nie ausgleichen kann.

Die wichtigste Erkenntnis aus meinen Projekten: Es geht nicht darum, das “beste” CRM zu finden — sondern das CRM, das am besten zu deinen echten Bedürfnissen und deinem Budget passt.

💡 Meine persönliche Empfehlung: Starte mit einer 15-tägigen Zoho One Testphase. Konfiguriere das System für deine Bedürfnisse und lass dein Team damit arbeiten. In 99% der Fälle wirst du feststellen, dass Zoho alles bietet, was du brauchst – zu einem Bruchteil der HubSpot-Kosten.

Ich nutze für mein eigenes Beratungsunternehmen übrigens Zoho One. Warum sollte ich für HubSpot ein Vielfaches zahlen, wenn Zoho alle meine Anforderungen erfüllt — und Buchhaltung, Projektmanagement und E-Mail-Marketing gleich mitliefert?

Die Wahl liegt bei dir. Du kennst jetzt alle Fakten — triff die Entscheidung basierend auf echten Zahlen, nicht auf Marketing-Versprechen.

Falls du Unterstützung brauchst, stehe ich dir gerne zur Verfügung. Als Zoho-Partner kenne ich die Fallstricke und helfe dir, das Maximum aus deinem gewählten System herauszuholen — egal ob Zoho oder HubSpot.

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