Zoho CRM vs Pipedrive: Welches CRM passt zu deinem Vertrieb? (2026)

Zoho CRM vs Pipedrive im ehrlichen Vergleich: Preise, Funktionen, TCO und Praxis-Erfahrung. Sales-Fokus oder Business-Suite? Finde das richtige CRM.

Pipedrive und Zoho CRM tauchen in praktisch jeder CRM-Shortlist für KMU auf. Beide starten bei 14 Euro pro User, beide richten sich an kleine und mittlere Unternehmen, und beide versprechen bessere Vertriebsergebnisse. Trotzdem könnten die beiden Tools kaum unterschiedlicher sein.

Pipedrive ist ein reines Sales-CRM. Es macht eine Sache — Pipeline-Management — und das richtig gut. Zoho CRM ist Teil einer Business-Suite mit über 45 integrierten Anwendungen. Es kann alles, was Pipedrive kann, und noch deutlich mehr.

In über 100 CRM-Projekten habe ich beide Systeme im Einsatz gesehen. Dieser Vergleich basiert nicht auf Feature-Listen von Websites, sondern auf realen Erfahrungen mit echten Teams. Am Ende weisst du, welches CRM zu deinem Unternehmen passt — und warum der Einstiegspreis nur die halbe Wahrheit ist.

Zwei CRMs, zwei Philosophien

Der wichtigste Unterschied zwischen Pipedrive und Zoho CRM ist nicht ein einzelnes Feature. Es ist die grundlegende Philosophie dahinter.

Pipedrive wurde 2010 in Estland von Vertrieblern für Vertriebler gebaut. Das merkt man in jedem Klick: Die visuelle Pipeline steht im Zentrum, alles dreht sich um Deals, und die Benutzeroberfläche ist so aufgeräumt, dass neue Mitarbeitende in fünf Minuten loslegen können. Pipedrive macht wenig — aber das, was es macht, macht es hervorragend.

Zoho CRM ist Teil des Zoho-Ökosystems, das mittlerweile über 45 Anwendungen umfasst. Von CRM über Buchhaltung bis Helpdesk, von Marketing-Automation über Projektmanagement bis HR — alles aus einer Hand. Das CRM allein ist schon mächtig, aber die wahre Stärke zeigt sich erst im Zusammenspiel mit dem Rest der Suite.

Für dich als Entscheider bedeutet das: Pipedrive löst ein spezifisches Problem (Vertrieb organisieren), während Zoho CRM eine Plattform bietet, auf der dein gesamtes Unternehmen wachsen kann.

Preisvergleich: Die nackte Wahrheit

Auf den ersten Blick sehen die Preise ähnlich aus. Beide starten bei 14 Euro pro User und Monat. Aber schau genauer hin — die Unterschiede sind erheblich.

Pipedrive hat 2025 seine Preisstruktur komplett überarbeitet. Statt fünf Tarifen gibt es jetzt vier: Lite, Growth, Premium und Ultimate. Der Lite-Plan für 14 Euro klingt verlockend, hat aber einen entscheidenden Haken: Kein E-Mail-Sync und keine Automations. Wer ernsthaft mit einem CRM arbeiten will, braucht mindestens den Growth-Plan für 39 Euro pro User monatlich.

Zoho CRM bietet dagegen bereits im Standard-Plan für 14 Euro Workflow-Regeln, E-Mail-Integration, Mass-Mails und Cadences. Das sind Features, für die du bei Pipedrive fast das Dreifache zahlst.

Plan-Level	Zoho CRM	Pipedrive	Differenz
Einstieg	Standard: 14 €	Lite: 14 €	Gleich — aber Zoho hat mehr Features
Produktiv	Professional: 23 €	Growth: 39 €	Zoho spart 42%
Erweitert	Enterprise: 40 €	Premium: 59 €	Zoho spart 32%
Maximum	Ultimate: 52 €	Ultimate: 79 €	Zoho spart 34%

Dazu kommt: Zoho CRM hat einen kostenlosen Plan für 3 User. Pipedrive bietet nur eine 14-tägige Testphase. Für Gründer und Solo-Selbständige, die erstmal ohne Budget starten wollen, ist das ein klarer Vorteil.

Die versteckten Kosten bei Pipedrive

Pipedrives wahre Kostenfalle sind die Add-Ons. Der CRM-Preis ist nur der Anfang. Brauchst du einen Chatbot für deine Website? Das ist der LeadBooster für 32,50 Euro pro Monat extra. E-Mail-Marketing? Campaigns für 13,33 Euro. Website-Besucher identifizieren? Web Visitors für 41 Euro. Elektronische Signaturen? Smart Docs für weitere 32,50 Euro.

Bei Zoho sind all diese Funktionen entweder direkt im CRM enthalten oder über die Suite-Apps abgedeckt. Zoho SalesIQ ersetzt den LeadBooster mit Live-Chat und Visitor-Tracking — inklusive bei Zoho One. Zoho Campaigns deckt E-Mail-Marketing ab. Zoho PageSense bietet A/B-Tests und Heatmaps, die Pipedrive gar nicht im Programm hat.

Ein Handwerksbetrieb aus Luzern hat mir letzten Monat seine Pipedrive-Rechnung gezeigt: Growth-Plan plus LeadBooster plus Campaigns für ein 5er-Team. Macht 228 Euro pro Monat — nur für CRM und ein bisschen Marketing. Mit Zoho One hätten sie für 185 Euro alle 45+ Apps bekommen, inklusive Buchhaltung und Helpdesk.

Was bekommst du für 14 Euro?

Dieser Vergleich zeigt am deutlichsten, wie unterschiedlich die beiden Tools kalkulieren. Für exakt den gleichen Preis bekommst du bei Zoho CRM Standard erheblich mehr als bei Pipedrive Lite.

Zoho CRM Standard bringt dir Workflow-Automations, E-Mail-Sync mit Gmail und Outlook, Mass-Mails, Cadences für automatische Follow-up-Sequenzen und vorgefertigte Reports. Pipedrive Lite bietet dir eine hübsche Pipeline-Ansicht, Kontaktverwaltung und einen Kalender. Das war’s. Kein E-Mail-Sync, keine Automations, kein Mass-Mailing.

Um bei Pipedrive auf das gleiche Funktionsniveau zu kommen, brauchst du mindestens den Growth-Plan für 39 Euro. Selbst dann fehlen dir noch Features wie Blueprints (Prozess-Designer), die es bei Zoho ab dem Professional-Plan für 23 Euro gibt.

💰 Preis-Reality-Check: Zoho CRM Professional (23 €/User) bietet mehr Features als Pipedrive Growth (39 €/User). Das ist ein Preisunterschied von 41% — bei mehr Funktionsumfang.

Pipeline-Management: Pipedrives Heimspiel

Jetzt mal Butter bei die Fische: Beim reinen Pipeline-Management hat Pipedrive die Nase vorn. Das ist ihr Kernprodukt, und das merkt man.

Die visuelle Pipeline bei Pipedrive ist ein Traum für Vertriebler. Deals als Karten, Drag & Drop zwischen Phasen, und jedes Mal wenn du draufschaust, weisst du sofort wo du stehst. Die „Deal Rotting”-Funktion ist besonders clever: Sie markiert automatisch Deals, die zu lange in einer Phase stecken. Kein anderes CRM macht das so elegant.

Das Activity-Based-Selling-Konzept ist ebenfalls stark. Pipedrive erinnert dich proaktiv an den nächsten Schritt bei jedem Deal. Die Philosophie: Wenn du die richtigen Aktivitäten machst, kommen die Abschlüsse von allein. Für Sales-Teams, die Disziplin im Vertrieb brauchen, ist das Gold wert.

Zoho CRM bietet natürlich auch Pipeline-Management mit Kanban-Ansicht, Listen- und Kachel-View. Funktional ist alles da, und mit dem Canvas-Designer kannst du das Interface sogar komplett umbauen. Aber out-of-the-box ist Zoho’s Pipeline nicht so fokussiert und aufgeräumt wie Pipedrives.

Mein Fazit: Wenn 80% deiner CRM-Nutzung aus Pipeline-Bearbeitung besteht und dein Team Wert auf eine perfekte UX legt, punktet Pipedrive hier. Für alles andere — lies weiter.

Automation: Zoho spielt in einer anderen Liga

Bei Automations zeigt sich der grösste Funktionsunterschied. Zoho CRM bietet bereits im Standard-Plan für 14 Euro Workflow-Regeln, Makros und E-Mail-Alerts. Ab Professional (23 Euro) kommen Blueprints dazu — ein visueller Prozess-Designer, mit dem du komplexe Geschäftsprozesse abbilden kannst.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Maschinenbauer aus Süddeutschland wollte seinen Angebotsprozess automatisieren. Wenn ein Deal die Phase „Angebot erstellt” erreicht, soll automatisch eine Aufgabe für den Innendienst erstellt, eine Follow-up-Sequenz gestartet und nach 7 Tagen ohne Reaktion eine Erinnerungsmail verschickt werden. Mit Zoho Blueprints war das in einer Stunde eingerichtet — ohne eine Zeile Code.

Bei Pipedrive brauchst du für solche mehrstufigen Automations mindestens den Growth-Plan (39 Euro), und du bist auf 30 aktive Workflows begrenzt. Für den Maschinenbauer hätte das nicht gereicht — er hat allein 25 Automations nur für den Vertrieb. Pipedrives Premium-Plan mit 60 Automations hätte 59 Euro pro User gekostet.

Zoho CRM Enterprise erlaubt dagegen bis zu 500 Workflow-Regeln pro Modul. Plus Cadences, Blueprints, Assignment Rules, Scoring Rules und CommandCenter für abteilungsübergreifende Prozesse. Das ist eine andere Grössenordnung.

E-Mail, Marketing und Lead-Generierung

Pipedrive bietet ab Growth E-Mail-Sync und Tracking. E-Mail-Kampagnen sind ein separates Add-On (Campaigns, 13,33 Euro/Monat). Für Lead-Generierung brauchst du den LeadBooster (32,50 Euro/Monat), der dir einen Chatbot, Webformulare und einen Prospector gibt.

Zoho CRM integriert sich nahtlos mit dem gesamten Marketing-Stack der Zoho-Suite. Zoho SalesIQ gibt dir Live-Chat und Visitor-Tracking auf deiner Website — du siehst in Echtzeit, welche Firmen deine Seiten besuchen und welche Seiten sie anschauen. Zoho PageSense ergänzt das mit A/B-Tests, Heatmaps und Session-Recordings, damit du deine Conversion-Rate systematisch verbesserst.

Für Landing Pages empfehle ich übrigens Onepage.io statt der eingebauten Zoho-Lösungen — die Ergebnisse sind einfach besser, und die Integration mit Zoho CRM läuft sauber über Webhooks.

Der entscheidende Punkt: Bei Zoho One ist das alles im Preis enthalten. Bei Pipedrive zahlst du für jeden Baustein extra, und am Ende hast du trotzdem kein integriertes System, sondern einen Flickenteppich aus Add-Ons.

Was ein CRM WIRKLICH kostet: Der TCO-Vergleich

Die Lizenzpreise sind nur die Spitze des Eisbergs. Lass uns die wahren Kosten für ein realistisches 10-User-Team durchrechnen.

Pipedrive Growth + realistischer Toolstack: Ein 10-User-Team mit Pipedrive Growth zahlt 390 Euro pro Monat für die CRM-Lizenzen. Dazu kommen Add-Ons wie LeadBooster und Campaigns (zusammen rund 46 Euro). Dann brauchst du noch einen Helpdesk wie Freshdesk (75 Euro), eine Buchhaltungslösung (50 Euro) und ein separates Marketing-Tool (50 Euro). Macht zusammen rund 611 Euro monatlich.

Zoho One: Das gleiche Team mit Zoho One zahlt 370 Euro pro Monat. Punkt. CRM, Helpdesk, Buchhaltung, Marketing-Automation, Projektmanagement, HR — alles inklusive. Keine Add-Ons, keine externen Tools, keine Integrationen die brechen können.

Das ist eine Ersparnis von rund 2.900 Euro pro Jahr. Und dieser Betrag wächst mit jedem User, den du einstellst.

💡 Suite-Effekt: Bei Zoho One fliesst alles zusammen. Ein Lead kommt über deine Website, wird in Zoho CRM qualifiziert, das Angebot geht über CPQ raus, die Rechnung erstellt Zoho Books automatisch, und Zoho Desk legt den Kunden als Support-Kontakt an. Kein Zapier, kein Datenverlust, keine gebrochenen Integrationen.

Benutzerfreundlichkeit: Pipedrives Trumpf

Ich sage es offen: Pipedrive hat die bessere UX. Das Interface ist clean, die Navigation intuitiv, und die visuelle Pipeline ist so gut designt, dass selbst CRM-Skeptiker damit arbeiten wollen. Neue Mitarbeitende brauchen minimal Einarbeitung — in vielen Fällen reicht eine halbe Stunde.

Die Mobile App unterstreicht das: Deals aktualisieren, Aktivitäten loggen, Kontakte anrufen — alles flüssig und schnell.

Zoho CRM ist funktionsreicher, was zwangsläufig mehr Komplexität bedeutet. Das Top-Menü hat viele Einträge, die Settings sind tief verschachtelt, und ohne Einarbeitung kann es anfangs überwältigend wirken. Zoho hat mit dem Canvas-Designer reagiert: Du kannst das komplette Interface umbauen und für verschiedene Teams individuelle Ansichten erstellen. Ein Vertriebsteam sieht nur die Pipeline und Kontakte, der Innendienst bekommt Auftragsbearbeitung und Support.

Diese Anpassung braucht einmalig Aufwand — typischerweise 1-2 Tage mit einem erfahrenen Berater. Danach ist das System genauso aufgeräumt wie Pipedrive, kann aber deutlich mehr.

Mein Fazit: Wenn dein Team CRM-Erfahrung hat und du bereit bist, ein paar Tage in die Einrichtung zu investieren, überholst du Pipedrives UX mit Zoho Canvas locker. Wenn dein Team „einfach loslegen” will und du keine Konfigurationszeit hast, ist Pipedrive die schnellere Option.

Für wen ist Pipedrive die bessere Wahl?

Pipedrive macht Sinn in einem sehr spezifischen Szenario. Du hast ein reines Vertriebsteam von 3-15 Leuten, das ausschliesslich Deals tracken und abschliessen soll. Euer Unternehmen hat bereits separate Tools für Marketing, Support und Buchhaltung, und ihr seid zufrieden damit. Ihr braucht kein CRM, das alles kann — ihr braucht ein CRM, das Sales perfekt kann.

Ein typisches Beispiel: Ein SaaS-Startup mit einem 8-köpfigen SDR-Team, das täglich 200 Cold-Calls macht und eine saubere Pipeline braucht. Marketing läuft über HubSpot, Support über Intercom, Buchhaltung über Bexio. Pipedrive fügt sich als spezialisiertes Sales-Tool nahtlos ein.

Auch für Freelancer und Solo-Selbständige, die einfach nur ihre Deals im Blick behalten wollen, ist Pipedrives Lite-Plan ein solider Einstieg. Solange du keinen E-Mail-Sync brauchst.

Für wen ist Zoho CRM die bessere Wahl?

Für die meisten KMUs im DACH-Raum ist Zoho CRM — oder besser noch Zoho One — die klügere Investition. Und zwar aus einem einfachen Grund: Unternehmen wachsen.

Was heute ein reines Vertriebsthema ist, wird morgen ein Marketing-Thema, übermorgen ein Support-Thema, und nächstes Jahr brauchst du plötzlich Projektmanagement und Buchhaltung im gleichen System. Ich habe dutzende KMUs gesehen, die mit Pipedrive gestartet sind, nach 12-18 Monaten gemerkt haben, dass sie mehr brauchen, und dann die teure Migration auf ein breiteres System machen mussten.

Ein Beratungsunternehmen aus Zürich ist genau diesen Weg gegangen. Erst Pipedrive für den Vertrieb, dann Mailchimp für Newsletter, dann Freshdesk für Support, dann Bexio für Buchhaltung. Vier separate Tools, vier Logins, vier Rechnungen, und jede Menge manuelle Datenübertragung dazwischen. Nach der Migration auf Zoho One spart das Team nicht nur 300 Euro pro Monat, sondern vor allem mehrere Stunden pro Woche an manueller Arbeit.

⚠️ Häufiger Fehler: KMUs starten mit Pipedrive, weil es „einfacher” wirkt. Nach 12-18 Monaten merken sie, dass Marketing, Support und Buchhaltung nicht integriert sind — und müssen dann teuer migrieren. Denk heute schon an morgen.

Migration: Von Pipedrive zu Zoho CRM

Wenn du aktuell Pipedrive nutzt und wechseln willst, ist die gute Nachricht: Die Migration ist machbar. Pipedrive erlaubt den CSV-Export aller Daten — Deals, Kontakte, Aktivitäten und Notizen. Zoho CRM hat einen Import-Wizard, der Pipedrive-Felder automatisch zuordnet.

Deine Pipeline-Stages lassen sich 1:1 in Zoho CRM Deal-Stages übertragen. Die E-Mail-Historie kann über die API migriert werden. Automations müssen neu aufgebaut werden, aber Zoho bietet dabei deutlich mehr Möglichkeiten als das, was du bei Pipedrive hattest.

Für ein 10-User-Team rechne mit 1-3 Wochen inklusive Schulung. Die meiste Zeit geht nicht in die Datenmigration, sondern in die Prozessoptimierung — weil Zoho dir Möglichkeiten bietet, die du bei Pipedrive gar nicht hattest.

Das Urteil: Sales-Spezialist vs. Business-Plattform

Pipedrive ist ein hervorragendes Sales-CRM. Die Pipeline-UX ist die beste am Markt, die Einarbeitung ist minimal, und für reine Vertriebsteams ohne Bedarf an Marketing, Support oder Buchhaltung ist es eine solide Wahl. Aber: Es bleibt ein Silo. Sobald du über Sales hinausdenkst, wird es teuer und fragmentiert.

Zoho CRM ist die nachhaltigere Investition. Mehr Features zum gleichen oder niedrigeren Preis, eine integrierte Suite die mitwächst, und die Flexibilität, das System an deine spezifischen Prozesse anzupassen. Die UX braucht initial mehr Einarbeitung, wird mit Canvas-Anpassung aber gleichwertig.

Meine Empfehlung für 95% der KMUs im DACH-Raum: Zoho One. Nicht weil Pipedrive schlecht ist — sondern weil dein Unternehmen morgen mehr brauchen wird als nur Pipeline-Management.

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