Zoho One vs Google Workspace: Warum Gmail allein nicht reicht (2026)

Zoho One vs Google Workspace im ehrlichen Vergleich: Business-Suite gegen Produktivitäts-Suite. TCO-Rechnung, Praxis-Erfahrung und klare Empfehlung für KMUs.

Google Workspace ist bei tech-affinen KMUs extrem beliebt. Gmail, Google Docs, Drive, Meet — alles cloud-native, alles schnell, alles einfach. Viele Gründer starten mit Google Workspace und sind erstmal zufrieden. Bis das Unternehmen wächst und sie merken: Wo ist das CRM? Wo die Buchhaltung? Wo der Helpdesk?

Genau hier wird es interessant. Google Workspace ist eine hervorragende Produktivitäts-Suite — aber es ist keine Business-Plattform. Für alles, was über E-Mail und Dokumente hinausgeht, brauchst du Drittanbieter. Und hier kommt Zoho One ins Spiel: 45+ integrierte Business-Apps für 37 Euro pro User monatlich — inklusive Office-Produktivität.

Gleicher Vergleich, gleiches Problem

Dieser Vergleich hat dasselbe Grundproblem wie mein Zoho One vs Microsoft 365 Artikel: Es werden Äpfel mit Birnen verglichen. Google Workspace ist eine Produktivitäts-Suite. Zoho One ist eine komplette Business-Suite. Der faire Vergleich wäre: Zoho One vs. Google Workspace plus ein CRM plus Buchhaltungssoftware plus Helpdesk plus Marketing-Tools.

Der Unterschied zu Microsoft: Google hat kein eigenes CRM-Produkt. Microsoft hat wenigstens Dynamics 365. Google-User sind komplett auf Drittanbieter angewiesen — HubSpot, Pipedrive, Salesforce oder eben Zoho CRM.

Was du für dein Geld bekommst

Google Workspace Business Starter (7 CHF/User/Mo): Gmail, Google Docs, Sheets, Slides (Web-Apps), Google Meet (100 Teilnehmer), Google Drive (30 GB/User), Google Calendar, Gemini AI in Gmail. Solide Grundausstattung für den Büroalltag.

Google Workspace Business Standard (14 CHF/User/Mo): Alles aus Starter plus 2 TB Speicher, Meet-Aufzeichnungen (150 Teilnehmer), Gemini in Docs/Sheets/Meet, Terminbuchungsseiten, E-Signaturen. Der beliebteste Plan.

Zoho One (37 €/User/Mo): Alles. Zoho Mail, Zoho Writer, Zoho Sheet, Zoho Show, Zoho Cliq (Chat), Zoho Meeting — plus Zoho CRM, Zoho Books (Buchhaltung), Zoho Desk (Helpdesk), Zoho Projects, Zoho People (HR), Zoho Campaigns (E-Mail-Marketing), Zoho SalesIQ (Live-Chat), Zoho Analytics (BI), Zoho PageSense (A/B-Tests) und über 30 weitere Apps.

Der Preisunterschied von 23 Euro pro User zwischen Google Standard und Zoho One klingt erstmal gross. Aber rechne nach, was du bei Google zusätzlich brauchst.

Die wahren Kosten: Google Workspace + Toolstack

Kein KMU kommt nur mit Gmail und Google Docs aus. Du brauchst ein CRM für den Vertrieb, eine Buchhaltungslösung, wahrscheinlich einen Helpdesk, vielleicht Marketing-Automation. Lass uns das für ein 10-User-Team durchrechnen.

Google Workspace Standard + typischer Toolstack: Google Workspace: 10 × 14 CHF = 140 CHF. Dazu ein CRM wie Pipedrive Growth (10 × 39 € ≈ 390 CHF), Buchhaltung mit Bexio (ca. 100 CHF), Helpdesk wie Freshdesk (ca. 75 CHF), E-Mail-Marketing mit Mailchimp (ca. 50 CHF). Macht zusammen rund 755 CHF pro Monat. Plus den Aufwand, fünf verschiedene Tools miteinander zu verbinden.

Zoho One: 10 × 37 € = 370 CHF pro Monat. CRM, Buchhaltung, Helpdesk, Marketing, Projektmanagement, HR — alles inklusive und nahtlos integriert. Kein Zapier, keine API-Bastelei, keine gebrochenen Integrationen.

💰 Ersparnis: Zoho One spart einem 10-User-Team gegenüber Google Workspace + Toolstack rund 4.600 CHF pro Jahr. Und du hast weniger Komplexität, weniger Logins und bessere Datenqualität.

Wo Google Workspace glänzt

Ich bin ehrlich: Google Workspace hat echte Stärken, die Zoho (noch) nicht ganz erreicht.

Echtzeit-Collaboration: Google Docs und Sheets sind der Goldstandard für gemeinsames Arbeiten an Dokumenten. Mehrere Leute tippen gleichzeitig, sehen sofort die Änderungen, kommentieren inline — das Erlebnis ist so smooth, dass es fast magisch wirkt. Zoho Writer und Sheet können das auch, aber die Google-Erfahrung ist spürbar flüssiger.

Gemini AI: Google hat Gemini tief in Workspace integriert. KI-generierte E-Mail-Antworten in Gmail, Zusammenfassungen in Docs, Datenanalyse in Sheets, Hintergrundunterdrückung in Meet. Zoho hat Zia als KI-Assistentin, die in vielen Apps funktioniert — aber Googles KI-Integration ist aktuell einen Schritt weiter, besonders bei der natürlichen Sprachverarbeitung.

Verbreitung und Akzeptanz: „Schick mir das als Google Doc” ist in vielen Branchen Standard. Besonders Startups, Tech-Firmen und kreative Agenturen arbeiten fast ausschliesslich mit Google. Die Sharing-Funktionen sind intuitiv, und externe Partner brauchen kein Google-Konto, um Dokumente zu bearbeiten.

Ökosystem: Google Workspace integriert sich nahtlos mit YouTube, Google Ads, Google Analytics, Google Search Console. Für Unternehmen, die stark auf Google-Marketing setzen, ist das ein relevanter Vorteil.

Wo Zoho One Google schlägt

CRM und Vertrieb: Google hat kein CRM. Punkt. Zoho CRM ist ein vollwertiges CRM-System mit Pipeline-Management, Lead-Scoring, Automations, KI-Prognosen und Multi-Channel-Kommunikation. Wenn du Kunden hast, brauchst du ein CRM. Und wenn du ein CRM brauchst, brauchst du entweder ein separates Tool zu Google — oder du nimmst Zoho One.

Buchhaltung: Google hat keine Buchhaltung. Zoho Books deckt Rechnungsstellung, Ausgabenverfolgung, Bankabgleich und Umsatzsteuer ab. Für Schweizer KMUs (QR-Rechnungen, MWST) funktioniert das bereits gut — wer spezifisch Schweizer Compliance braucht, kann Bexio als Ergänzung nutzen.

Marketing-Automation: Google hat Ads und Analytics, aber keine E-Mail-Marketing-Automation, kein Social-Media-Management, kein Website-Tracking. Zoho One bringt Zoho Campaigns, Zoho Social, Zoho SalesIQ (Live-Chat + Visitor-Tracking) und Zoho PageSense (A/B-Tests + Heatmaps) mit.

Helpdesk: Google hat keinen Helpdesk. Zoho Desk bietet Ticket-Management, Self-Service-Portal und Multi-Channel-Support — inklusive bei Zoho One.

Datenschutz: Das grösste Argument gegen Google im DACH-Raum. Googles Geschäftsmodell basiert auf Daten. Auch wenn Google beteuert, Workspace-Daten nicht für Werbung zu nutzen, bleibt das Unbehagen — besonders bei Schweizer Unternehmen mit strengen Datenschutz-Anforderungen. Zoho ist ein privates Unternehmen ohne Werbe-Geschäftsmodell, das keine User-Daten verkauft oder für Werbung nutzt.

Die Hybrid-Strategie: Google + Zoho

Wie bei Microsoft 365 empfehle ich vielen KMUs eine Hybrid-Lösung. Google Workspace Starter (7 CHF/User) für Gmail, Google Docs und Meet — plus Zoho One für alle Business-Prozesse.

Die Integration funktioniert gut: Zoho CRM synchronisiert mit Gmail und Google Calendar. Zoho WorkDrive kann parallel zu Google Drive existieren. Zoho Mail ist optional — du kannst weiterhin Gmail als primäre E-Mail nutzen.

Ein Marketing-Agentur aus Basel fährt diese Strategie seit einem Jahr. Das kreative Team arbeitet in Google Docs und Sheets (Echtzeit-Collaboration mit Kunden), der Vertrieb nutzt Zoho CRM, die Buchhaltung läuft über Zoho Books, und Projektmanagement über Zoho Projects. Die Kombination kostet sie 44 CHF pro User statt 80+ CHF für Google Standard + separate Tools.

Für wen ist welche Lösung die richtige?

Google Workspace allein passt für Teams, die wirklich nur Produktivität brauchen und keine Business-Apps wie CRM oder Buchhaltung benötigen. Kleine Agenturen, Freelancer-Teams oder Non-Profits, die mit Google Docs und Gmail auskommen. Sobald du aber Kunden systematisch verwalten, Rechnungen schreiben oder Support-Tickets bearbeiten willst, brauchst du mehr.

Zoho One allein ist perfekt für KMUs, die eine komplette Plattform wollen. Besonders attraktiv, wenn du Google nicht brauchst oder bewusst vermeiden willst (Datenschutz). Zoho Workplace als Teil von Zoho One deckt alle Produktivitäts-Grundlagen ab.

Google Workspace + Zoho One (meine Empfehlung für Google-affine Teams) kombiniert die Stärken: Googles Collaboration-Tools plus Zohos Business-Apps. Maximale Funktionalität, minimaler Vendor-Lock-in.

Migration: Von Google Workspace zu Zoho One

Wenn du komplett zu Zoho wechseln willst: Zoho bietet Migration Assistance. E-Mails, Kalender und Kontakte werden über IMAP oder spezielle Migrationstools übertragen. Google Drive-Dateien können nach WorkDrive migriert werden — inklusive Ordnerstruktur und Berechtigungen.

Der realistischere Weg für die meisten Teams: Behalte Google Workspace als Kommunikationstool und führe Zoho One schrittweise für die Business-Prozesse ein. CRM zuerst, dann Buchhaltung, dann den Rest. Kein Big-Bang, sondern organisches Wachstum.

Für Landing Pages empfehle ich übrigens Onepage.io — lässt sich sowohl mit Google Analytics als auch mit Zoho CRM sauber verbinden.

Das Urteil

Google Workspace ist eine brillante Produktivitäts-Suite mit der besten Echtzeit-Collaboration am Markt. Aber als Unternehmensplattform hat es eine klaffende Lücke: alles, was nach dem Dokument kommt — Vertrieb, Buchhaltung, Support, Marketing, HR.

Zoho One schliesst diese Lücke und bietet für 37 Euro pro User eine Plattform, für die du bei Google plus Drittanbieter-Tools das Doppelte zahlst. Die Integration ist nahtlos, die Daten fliessen zwischen allen Apps, und du hast einen einzigen Anbieter statt fünf.

Wenn du schon Google Workspace nutzt und zufrieden bist: Behalte es — aber ergänze es mit Zoho One für alles andere. Dein Unternehmen wird es dir danken.

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