Zoho Workplace vs Microsoft 365: Muss es immer Microsoft sein? (2026)

Zoho Workplace vs Microsoft 365 im direkten Vergleich: E-Mail, Office-Apps, Chat, Video — für die Hälfte des Preises. Ehrlicher Test mit Praxis-Erfahrung.

Jedes KMU im DACH-Raum zahlt für Microsoft 365. Die meisten tun es aus Gewohnheit — „Word und Excel braucht man halt.” Aber stimmt das noch? Zoho Workplace bietet E-Mail, Office-Apps, Chat, Videokonferenzen und Cloud-Speicher für 3 Dollar pro User monatlich. Microsoft 365 Business Basic kostet das Doppelte und wird ab Juli 2026 noch teurer.

Zeit für einen ehrlichen Vergleich: Kann Zoho Workplace Microsoft 365 ersetzen — und wo liegen die echten Grenzen?

Was steckt in Zoho Workplace?

Zoho Workplace ist keine abgespeckte Billig-Alternative. Es ist eine vollständige Produktivitäts-Suite mit elf integrierten Apps. Zoho Mail für E-Mail und Kalender, Zoho Writer als Word-Alternative, Zoho Sheet für Tabellen, Zoho Show für Präsentationen, Zoho Cliq für Team-Chat, Zoho Meeting für Videokonferenzen, Zoho WorkDrive für Cloud-Speicher und Dateisync, Zoho ToDo für Aufgabenverwaltung, und Zoho Vault als Passwort-Manager.

Dazu kommt Zoho Directory für Identity Management und Multi-Faktor-Authentifizierung, sowie Trident — eine neue Desktop-App, die Mail, Kalender, Chat, Calls und Meetings in einem einzigen Fenster vereint. Vergleichbar mit der Outlook New-App von Microsoft, nur übersichtlicher.

All das für 3 Dollar pro User monatlich im Standard-Plan, oder 6 Dollar im Professional-Plan mit 100 GB Mail-Speicher und 1 TB Team-Speicher.

Was steckt in Microsoft 365?

Microsoft 365 Business Basic (6 Dollar pro User) gibt dir Outlook, die Web-Versionen von Word, Excel und PowerPoint, Teams, OneDrive (1 TB) und SharePoint. Die Desktop-Versionen der Office-Apps sind erst ab Business Standard (12,50 Dollar, ab Juli 2026: 14 Dollar) enthalten.

Das ist ein wichtiger Punkt: Wenn dein Team die Desktop-Apps von Word und Excel braucht — und das tun die meisten — zahlst du mindestens 12,50 Dollar pro User. Das ist mehr als das Vierfache von Zoho Workplace Standard.

Preisvergleich: Die nackten Zahlen

Suite	Preis/User/Mo	E-Mail	Office-Apps	Chat	Video	Cloud-Speicher
Zoho Workplace Standard	$3	✅ 30 GB	✅ Web + Desktop	✅ Cliq	✅ Meeting	✅ 100 GB/Team
Zoho Workplace Professional	$6	✅ 100 GB	✅ Web + Desktop	✅ Cliq	✅ Meeting	✅ 1 TB/Team
M365 Business Basic	$6 → $7	✅ 50 GB	⚠️ Nur Web	✅ Teams	✅ Teams	✅ 1 TB/User
M365 Business Standard	$12.50 → $14	✅ 50 GB	✅ Web + Desktop	✅ Teams	✅ Teams	✅ 1 TB/User

Für ein 20-User-Team sieht die Jahresrechnung so aus: Zoho Workplace Standard kostet 720 Dollar. M365 Business Standard kostet 3.000 Dollar — bald 3.360 Dollar. Das sind über 2.600 Dollar Unterschied pro Jahr. Für viele KMUs ist das ein halber Mitarbeiter oder ein ordentliches Marketing-Budget.

💰 Kostenvergleich: Zoho Workplace Standard ist 75% günstiger als M365 Business Standard. Selbst der Zoho Professional-Plan ist noch 50% günstiger.

E-Mail: Zoho Mail vs Outlook

Zoho Mail ist eine saubere, werbefreie Business-E-Mail-Lösung. Custom Domains, Shared Mailboxes, E-Mail-Routing, Spam-Filter, und ein integrierter Kalender mit Terminbuchung. Die Oberfläche ist aufgeräumt und schnell — kein Vergleich mit dem überladenen Outlook.

Outlook ist der Industriestandard und bietet mehr Power-Features: Focused Inbox, erweiterte Regeln, tiefe Integration mit dem gesamten Microsoft-Ökosystem, und natürlich die Desktop-App, die viele seit Jahrzehnten kennen. Für Power-User, die täglich hunderte E-Mails verarbeiten und komplexe Regeln brauchen, ist Outlook nach wie vor überlegen.

Für 90% der KMU-Mitarbeitenden, die E-Mails lesen, schreiben und Termine verwalten, reicht Zoho Mail aber locker aus. Der grösste Umstellungsaufwand ist psychologisch, nicht funktional.

Ein wichtiger Pluspunkt von Zoho: Kein Tracking. Zoho scannt deine E-Mails nicht für Werbezwecke und verkauft keine User-Daten. Microsoft hat hier eine gemischte Bilanz — die Datenschutzrichtlinien sind komplex und ändern sich regelmässig.

Office-Apps: Writer/Sheet/Show vs Word/Excel/PowerPoint

Hier wird es ehrlich: Microsoft Office ist der Goldstandard. Word, Excel und PowerPoint sind seit Jahrzehnten das Mass aller Dinge, und die Kompatibilität mit .docx, .xlsx und .pptx ist unübertroffen.

Zoho Writer, Sheet und Show können diese Formate öffnen, bearbeiten und speichern. Für die meisten Dokumente funktioniert das problemlos. Aber bei komplexen Excel-Formeln, aufwändigen Word-Layouts mit verschachtelten Tabellen oder PowerPoint-Animationen gibt es gelegentlich Formatierungsprobleme. Das ist keine Schwäche von Zoho — jede Alternative kämpft mit Microsofts proprietären Formaten.

Meine Praxis-Erfahrung: Für interne Dokumente, Angebote, einfache Kalkulationen und Präsentationen funktionieren Zoho Writer und Sheet einwandfrei. Sobald du aber regelmässig Dokumente mit externen Partnern austauschst, die Microsoft Office nutzen, wird es gelegentlich frickelig. Ein Steuerberater, der dir eine komplexe Excel-Tabelle schickt, erwartet, dass du sie in Excel öffnest.

Deshalb empfehle ich für Teams mit hohem externem Dokumentenaustausch die Hybrid-Strategie: Zoho Workplace für den Alltag plus M365 Basic für Office-Apps und Outlook. Mehr dazu gleich.

Chat und Video: Cliq vs Teams

Microsoft Teams ist das verbreitetste Business-Kommunikations-Tool der Welt. Dein Team kennt es, deine Kunden nutzen es, und die Integration mit dem Microsoft-Ökosystem ist nahtlos. Channels, Chat, Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe, Breakout-Rooms — Teams kann alles.

Zoho Cliq ist die funktionale Alternative. Channels, Direktnachrichten, Dateifreigabe, Audio/Video-Calls, Bildschirmfreigabe, Bots und Workflows. Die Kernfunktionen sind gleichwertig mit Teams. Was Cliq besser macht: Es ist leichter, schneller und verbraucht weniger Ressourcen als Teams. Was Teams besser macht: Es hat den Netzwerkeffekt und die externe Akzeptanz.

Zoho Meeting deckt grössere Videokonferenzen und Webinare ab und ist in Workplace enthalten. Für interne Meetings ist Cliq ausreichend, für externe Meetings mit Kunden bevorzugen die meisten nach wie vor Teams oder Zoom — einfach weil die Teilnehmer kein Zoho-Konto brauchen (wobei Zoho Meeting auch ohne Konto funktioniert).

Cloud-Speicher: WorkDrive vs OneDrive/SharePoint

Zoho WorkDrive bietet Team-Speicher mit Ordnerstruktur, Dateiversionierung, Sync-Client für Desktop, und Online-Bearbeitung direkt in Writer/Sheet/Show. Im Standard-Plan bekommst du 100 GB geteilten Speicher, im Professional-Plan 1 TB.

OneDrive bietet 1 TB pro User (auch im Basic-Plan) und die tiefe Integration mit Windows Explorer und Office-Desktop-Apps. SharePoint ergänzt das mit Team-Sites und Dokumentenmanagement.

Für die meisten KMUs reicht WorkDrive völlig aus. Der einzige Nachteil: Wenn dein Team bereits stark in OneDrive/SharePoint investiert hat (tausende Dateien, komplexe Berechtigungsstrukturen), ist die Migration aufwändig.

Datenschutz und DSGVO

Ein Thema, das im DACH-Raum besonders relevant ist. Zoho positioniert sich klar als datenschutzfreundliche Alternative. Kein User-Tracking, keine Werbung, keine Weitergabe von Daten an Dritte. Die Server stehen unter anderem in der EU (Dublin), und Zoho ist ISO 27001, SOC 2 Type II und DSGVO-zertifiziert.

Microsoft 365 ist natürlich ebenfalls DSGVO-konform und bietet umfangreiche Compliance-Tools (Purview, DLP, Information Barriers). Aber Microsoft steht unter US-Jurisdiktion (CLOUD Act), was theoretisch den Zugriff US-amerikanischer Behörden auf in der EU gespeicherte Daten ermöglicht. Für manche Branchen und Datenschutzbeauftragte ist das ein Dealbreaker.

Zoho als indisches Privatunternehmen ohne Börsennotierung und ohne US-Muttergesellschaft hat dieses Problem nicht. Ein Vorteil, den viele übersehen.

Wann Zoho Workplace ausreicht

Zoho Workplace ist die richtige Wahl für Teams, die eine solide, günstige Produktivitäts-Suite brauchen und bereit sind, sich von Microsoft zu lösen. Typische Szenarien:

Startups und junge Unternehmen, die von Anfang an ohne Microsoft-Abhängigkeit aufbauen. Kleine Teams (3-20 Leute), die hauptsächlich intern kommunizieren und wenig externe Dokumentenformatierung brauchen. Unternehmen, die Datenschutz priorisieren und den CLOUD Act vermeiden wollen. Und Budget-bewusste KMUs, die 2.000+ Euro pro Jahr sparen wollen, ohne auf Funktionalität zu verzichten.

Wann du Microsoft 365 brauchst

Microsoft 365 bleibt die bessere Wahl in drei Szenarien. Erstens: Wenn dein Team täglich komplexe Excel-Modelle baut oder aufwändige Word-Dokumente formatiert — die Desktop-Apps sind hier ungeschlagen. Zweitens: Wenn du in einem Microsoft-Ökosystem steckst (Active Directory, Intune, Azure) und die Integration brauchst. Drittens: Wenn deine Kunden und Partner ausschliesslich über Teams kommunizieren und Microsoft-Formate erwarten.

Die Hybrid-Strategie: Best of Both

Für die meisten KMUs empfehle ich weder das eine noch das andere exklusiv, sondern eine clevere Kombination. In meinem Zoho One vs Microsoft 365 Vergleich habe ich das ausführlich beschrieben — hier die Kurzversion:

M365 Basic ($6-7/User) für die Office-Desktop-Apps, Outlook und Teams. Zoho Workplace oder besser Zoho One für alles, was Microsoft nicht abdeckt. Das Beste aus beiden Welten für maximale Funktionalität bei minimalen Kosten.

Und hier kommt der eigentliche Game-Changer: Wenn du sowieso Zoho Workplace in Betracht ziehst, schau dir Zoho One an. Für 37 Euro pro User monatlich bekommst du nicht nur alles aus Workplace, sondern auch Zoho CRM, Zoho Books für Buchhaltung, Zoho Desk für Support, Zoho Projects für Projektmanagement, Zoho SalesIQ für Live-Chat, Zoho Campaigns für E-Mail-Marketing und über 30 weitere Apps.

Der Aufpreis von Workplace ($3-6) zu Zoho One ($37) klingt erstmal gross. Aber wenn du bedenkst, dass du damit CRM, Buchhaltung, Helpdesk und Marketing-Tools sparst, die einzeln schnell 200-500 Euro pro Monat kosten, ist Zoho One fast immer die klügere Investition.

💡 Upgrade-Tipp: Starte mit Zoho Workplace zum Testen. Wenn du merkst, dass du mehr brauchst, ist das Upgrade auf Zoho One ein Klick — alle Daten bleiben erhalten, alle User werden übernommen.

Migration von Microsoft 365 zu Zoho Workplace

Zoho bietet eine Migration Assistance an, die den Umstieg erleichtert. E-Mails, Kalender und Kontakte lassen sich über IMAP oder Migrationswerkzeuge übertragen. Dateien von OneDrive können nach WorkDrive migriert werden.

Der grösste Aufwand ist nicht technisch, sondern kulturell. Dein Team muss sich an neue Oberflächen gewöhnen. Mein Tipp: Starte mit einer Pilotgruppe von 3-5 technikaffinen Mitarbeitenden, lass sie 2-4 Wochen testen, und rolle dann schrittweise aus.

Für Landing Pages, die du vielleicht im Rahmen deines neuen Setups brauchst, empfehle ich Onepage.io — flexibler als Microsofts Power Pages und sauber mit Zoho integrierbar.

Das Urteil

Zoho Workplace ist eine ernst zu nehmende Microsoft-365-Alternative, die für viele KMUs ausreicht — und 50-75% günstiger ist. Die Office-Apps sind solide, E-Mail und Chat funktionieren tadellos, und der Datenschutz-Vorteil ist real.

Microsoft 365 bleibt der Standard für Teams, die auf Desktop-Office-Apps und das Microsoft-Ökosystem angewiesen sind. Aber “wir haben das schon immer so gemacht” ist kein Argument — es ist eine Gewohnheit, die dich Geld kostet.

Mein Rat: Teste Zoho Workplace 15 Tage kostenlos neben deinem bestehenden M365. Du wirst überrascht sein, wie wenig dir fehlt. Und wenn du dann auch noch CRM und Buchhaltung brauchst, ist Zoho One nur einen Klick entfernt.

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