Dürfen Treuhänder KI einsetzen? Die Rechtslage in der Schweiz, ehrlich erklärt

Bevor sich ein Treuhandbüro mit Buchungsvorschlägen, Scores und Automatisierung beschäftigt, steht eine andere Frage im Raum. Sie kommt in praktisch jedem Gespräch zuerst, und das zu Recht: Dürfen wir das überhaupt? Mandantendaten durch ein KI-System schicken, mit allem, was an Löhnen, Zahlen und Geschäftsgeheimnissen drinsteckt?

KI kann im Treuhandbüro zulässig eingesetzt werden. Fünf Prüfpunkte helfen, den konkreten Einsatz zu beurteilen. Dieser Artikel geht die Rechtslage einmal sauber durch, ohne Juristendeutsch und ohne das übliche Wegwedeln. Am Ende hast du eine Checkliste, die du mit deinem Datenschutzberater in einer halben Stunde durchgehen kannst.

Vorweg, weil es dazugehört: Ich bin kein Anwalt und kein Datenschutzbeauftragter, und dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Er ist nach bestem Wissen zusammengestellt, alle Rechtsangaben sind benannt, damit du sie nachprüfen kannst. Für deinen konkreten Fall gehst du damit zu einem Profi, also zu deinem Datenschutzberater oder Anwalt. Die datenschutz- und geheimhaltungsrechtliche Verantwortung bleibt bei deinem Büro.

Es gibt kein KI-Verbot

Viele erwarten irgendwo im Gesetz einen Artikel, der KI und Mandantendaten trennt. Diesen Artikel gibt es nicht. Das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) ist technologieneutral formuliert: Ob deine Daten durch eine Excel-Formel laufen oder durch ein Sprachmodell, ist dem Gesetz gleichgültig. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) hat das ausdrücklich klargestellt: Das geltende Datenschutzrecht ist auf KI-gestützte Datenbearbeitungen direkt anwendbar. Kein Sondergesetz, keine Übergangsfrist.

Das Gesetz fragt also nicht, ob du KI einsetzt. Es fragt, wie du mit Personendaten umgehst. Konkret verlangt das revDSG bei der Bearbeitung von Mandantendaten durch einen KI- oder Cloud-Dienst vier Dinge:

• Transparenz: Zweck und grundsätzliche Funktionsweise offenlegen können; betroffene Personen dürfen erfahren, ob und wie ihre Daten weiterverwendet werden.
• Auftragsbearbeitung (Art. 9 revDSG): Der Anbieter ist dein Auftragsbearbeiter. Das heisst schriftlicher Vertrag, technische und organisatorische Massnahmen, Unterauftragnehmer nur mit deiner Zustimmung.
• Folgenabschätzung: Bei Bearbeitungen mit hohem Risiko für die Persönlichkeit ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) Pflicht.
• Menschliche Überprüfung: Betroffene können einer rein automatisierten Entscheidung widersprechen. Die fachliche Letztverantwortung liegt ohnehin bei deinem Büro.

Nüchtern betrachtet ist das dieselbe Hausaufgabe, die ein sorgfältiges Büro bei jeder Buchhaltungssoftware und jedem Rechenzentrum macht. Nichts davon ist ein KI-Spezialproblem.

Deine Schweigepflicht kommt von woanders, als du denkst

Jetzt der Teil, der in Gesprächen am meisten überrascht. Das strafrechtliche Berufsgeheimnis, Art. 321 StGB, nennt Treuhänder und Buchhalter nicht. Erfasst sind dort Anwälte, Ärzte, Notare und die gesetzliche Revisionsstelle.

Schweigepflicht hast du trotzdem, sie ist nur anders begründet. Sie ergibt sich aus der auftragsrechtlichen Treuepflicht (Art. 398 OR) und, strafbewehrt, aus Art. 62 revDSG, dem sogenannten kleinen Berufsgeheimnis: Wer geheime Personendaten offenbart, deren Kenntnis der eigene Beruf voraussetzt, wird auf Antrag mit Busse bis CHF 250’000 bestraft. Wichtig dabei: Die Busse trifft die verantwortliche natürliche Person, nicht die Firma.

Diese Zahl ist kein Argument gegen KI. Sie gilt für jede Form, Mandantendaten aus der Hand zu geben, vom Cloud-Speicher bis zum externen Lohnbüro. Die Auslagerung an einen Dienstleister bleibt ausdrücklich zulässig, sofern du die Verschwiegenheit vertraglich durchreichst, die Daten weisungsgebunden bearbeitet werden und die Datensicherheit gewährleistet ist.

Der einzige echte Fallstrick: nicht wo die Daten liegen, sondern wer zugreifen kann

Beim Datenstandort werden regelmässig zwei Ebenen vermischt, und die Unterscheidung ist der Kern des ganzen Themas.

Ebene 1 ist die formale Datenschutz-Angemessenheit. Die USA gelten seit dem 15.09.2024 als angemessen, allerdings nur für Anbieter, die unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind; für alle anderen braucht es Standardvertragsklauseln mit Zusatzgarantien. Diese Ebene ist Papierarbeit und formal lösbar.

Ebene 2 ist der behördliche Zugriff, und hier liegt die echte Differenz für Geheimnisträger. Der US CLOUD Act verpflichtet Anbieter unter US-Jurisdiktion zur Herausgabe von Daten in ihrer Kontrolle, unabhängig davon, wo der Server steht. Eine «Schweizer Region» bei einem US-Hyperscaler ändert daran nichts: Massgeblich ist, wessen Recht der Konzern untersteht, nicht die Adresse des Rechenzentrums.

An dieser Stelle kommt ein berechtigter Einwand: Wenn der Anbieter dank Zero-Data-Retention gar nichts speichert, gibt es doch nichts herauszugeben? Für gespeicherte Daten stimmt das, und genau deshalb steht Zero-Data-Retention als eigene Bedingung in der Checkliste. Nur deckt sie allein den Fall nicht ab, um den es hier geht. Zero-Data-Retention ist eine vertragliche Zusage, keine technische Unmöglichkeit: Während der Verarbeitung liegen die Daten beim Anbieter zwangsläufig lesbar vor, sonst könnte kein Modell sie auswerten. Und das US-Recht kennt Anordnungen, die einen Anbieter verpflichten können, künftig anfallende Daten auszuleiten, verbunden mit dem Verbot, über die Anordnung zu reden (Gag Order). Gegen diesen Zwang hilft kein Vertrag, er kommt vom Gericht, nicht vom Vertragspartner. Eine sorgfältig geprüfte Anbieterkette ohne US-Bezug kann solche Zugriffsrisiken reduzieren. Ein Standort in der Schweiz oder EU schliesst behördliche Zugriffe aber nicht aus. Konzernbezüge, Unterauftragnehmer und die anwendbaren Rechtsordnungen gehören in die Prüfung.

Deshalb gehören Bedingung 2 und 3 zusammen: Zero-Data-Retention entschärft das Speicher-Risiko, die Jurisdiktion das Zugriffs-Risiko auf die laufende Verarbeitung. Für die Anbieterprüfung heisst das: Frag nicht nur nach dem Rechenzentrum. Frag, wessen Recht der Konzern untersteht und wo das Modell rechnet. Und lass dir beides schriftlich geben.

Die fünf Bedingungen

Diese fünf Punkte strukturieren die Prüfung. Ob der konkrete KI-Einsatz zulässig ist, hängt von den Daten, dem Zweck und den beteiligten Anbietern ab:

1. Auftragsbearbeitungsvertrag mit dem Anbieter, inklusive technischer und organisatorischer Massnahmen und einer Regelung zu Unterauftragnehmern (Art. 9 revDSG).
2. Datenstandort und Zugriff geklärt: Verarbeitung in der Schweiz oder EU; bei US-Bezug DPF-Zertifizierung bzw. Standardvertragsklauseln, und der behördliche Restzugriff bewusst bewertet. Bewusst heisst: angeschaut und entschieden, nicht gehofft.
3. Zero-Data-Retention und Zweckbindung: Für die vereinbarten Modellaufrufe bewahrt der KI-Anbieter die Inhalte nach der Verarbeitung nicht auf und nutzt sie nicht zum Training. Die Zusage steht schriftlich im Vertrag, nicht mündlich am Messestand. Arbeitsdaten und Backups unterliegen separaten Speicher- und Löschfristen.
4. Geheimhaltung durchgereicht: Der Anbieter ist als Hilfsperson vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Bei Revisionsmandaten die Art.-321-Sensibilität beachten, dort greift das strafrechtliche Berufsgeheimnis dann doch.
5. Transparenz und menschliche Letztentscheidung: Deine Mandanten wissen, dass du mit solchen Systemen arbeitest, bei hohem Risiko liegt eine DSFA vor, und jede Buchung bleibt bis zum Beleg nachvollziehbar.

Diese Liste ist bewusst so gebaut, dass du sie mit deinem Datenschutzberater in einer halben Stunde durchgehen kannst. Wenn du bei Punkt 2 oder 3 ins Stocken kommst, hast du übrigens deine Antwort: Dann ist nicht KI das Problem, sondern der Anbieter.

«Und wenn sich die KI verliest?»

Der Einwand kommt zuverlässig, und er ist berechtigt: Bei Zahlen darf man keinem einzelnen Modell blind vertrauen. Ein sauber gebautes System tut das auch nicht. Es vergleicht die Ergebnisse mehrerer Modelle strukturiert. Ungeklärte Abweichungen gehen zur Fachperson; gemeinsame Texterkennung kann allerdings gemeinsame Fehler verursachen. Die menschliche Letztentscheidung aus Bedingung 5 bleibt deshalb wesentlich. Wie das in der Praxis aussieht, von der Mandanten-Mail bis zum Buchungsvorschlag, steht im Artikel über die automatisierte Belegerfassung im Treuhandbüro.

Häufige Fragen

Müssen die Mandanten dem KI-Einsatz zustimmen? In der Regel braucht es keine Einwilligung, wohl aber Transparenz: Die Mandanten müssen erkennen können, dass Daten durch Dienstleister bearbeitet werden, und bei rein automatisierten Einzelentscheidungen haben Betroffene ein Widerspruchsrecht. In der Praxis läuft das über die Datenschutzerklärung und einen Satz im Mandatsverhältnis. Wie du den KI-Einsatz gegenüber Mandanten aktiv kommunizierst, ist eher eine Vertrauens- als eine Rechtsfrage.

Gilt für mein Büro die DSGVO oder das revDSG? Massgeblich ist für Schweizer Büros das revDSG. Die DSGVO kommt nur ins Spiel, wenn du Personen in der EU adressierst oder ihr Verhalten beobachtest, etwa bei EU-Mandanten. Für die KI-Frage ändert das wenig: Die fünf Bedingungen decken die Logik beider Welten ab.

Reicht es, wenn der Anbieter «Hosting in der Schweiz» verspricht? Nein. Entscheidend ist, wessen Recht der Anbieter untersteht und wo das KI-Modell tatsächlich rechnet. Ein Schweizer Rechenzentrum unter US-Jurisdiktion löst das Zugriffsproblem nicht. Frag nach beidem, Verarbeitung und Modell, und lass es dir vertraglich zusichern.

Was ist mit ChatGPT im Büroalltag? Für allgemeine Textarbeit ohne Personendaten: unkritisch. Sobald Mandantendaten ins Spiel kommen, gelten dieselben fünf Bedingungen, und an denen scheitern öffentliche Gratis-Versionen regelmässig, allen voran an Zero-Data-Retention und Auftragsbearbeitungsvertrag. Business-Versionen mit entsprechenden Verträgen sind eine andere Diskussion.

Fazit: eine Frage von Sorgfalt, nicht von Mut

Dürfen Treuhänder KI einsetzen? Ja. Das revDSG erlaubt es, der EDÖB bestätigt die Anwendbarkeit des geltenden Rechts, und die Schweigepflicht verbietet die Auslagerung nicht, sie stellt Bedingungen an sie. Wer die fünf Punkte klärt, setzt KI zulässig ein und schläft ruhig.

Der sinnvolle Erstschritt: Nimm das Setup, das du im Einsatz hast oder gerade evaluierst, und geh die Checkliste einmal durch. Und wenn du sehen willst, wie ein System mit eingebauter menschlicher Kontrolle an echten Belegen arbeitet: Auf der Treuhand-Branchenseite zeigen wir es, inklusive der Stelle, an der die Maschine von sich aus «unsicher» sagt.

Rechtsgrundlagen zum Nachprüfen: Art. 9 und 62 revDSG; Art. 321 StGB; Art. 398 OR; EDÖB-Mitteilungen zu KI und Datenschutz sowie zum Swiss-U.S. Data Privacy Framework (in Kraft seit 15.09.2024); BJ-Gutachten zum US CLOUD Act (2021). Ich bin weder Anwalt noch Datenschutzbeauftragter; dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Den Einzelfall prüfst du mit deinem Datenschutzberater oder Anwalt.