Echte Projekte. Echte Systeme.

Nach jedem Verkaufsgespräch lief das Onboarding manuell: Vertrag, Freischaltung, Termin, Übergabe ans Onboarding-Team. Viele Handgriffe, Medienbrüche, verlorene Zeit zwischen Abschluss und Aktivierung.

Wir haben das komplette Zoho CRM als zentrale Vertriebs- und Mitgliederplattform aufgebaut, mit durchgängiger Automatisierungskette: Vertrag direkt über Zoho Sign zur Unterschrift → danach löst der Onboarding-Flow automatisch aus (Willkommens-Mail, Account-Freischaltung im Mitgliederbereich, terminiertes Onboarding). Dazu automatische Aufgaben und Wiedervorlagen, die ganze Prozessketten auf Knopfdruck anstossen.

Als Wachstums-Partner für Franchise-Systeme arbeitet Franchise4x mit einem Netzwerk aus Partnern und einem eigenen Kandidaten-Leadprozess, bei aktuell 12 parallelen Projekten. Externe Partner sollten ihre eigenen Leads sehen und abarbeiten können, ohne Einblick in fremde Daten.

Wir haben das Zoho CRM inklusive aller Vertriebsprozesse initial aufgebaut: als Vollstack mit CRM, Mail, Cliq (Team-Kommunikation), Telefonie (mit Auswertung pro Mitarbeiter) und Zoho Sign für B2B-Verträge. Kern war ein granulares Rollen- und Datensichtbarkeits-Modell, das externen Partnern Zugriff auf genau ihre eigenen Kandidaten gibt. Datenhoheit und Trennung bleiben sauber.

Brand-Funnel wollte komplexe Sales- und CRM-Prozesse effizient abbilden und automatisieren: von der Leadgenerierung über die Qualifizierung bis zum Abschluss, ohne Tool-Wildwuchs und ohne Medienbrüche.

Zoho als zentrales System für CRM, Sales-Prozesse und Automatisierung: inklusive Call-System mit Aufzeichnung, Cliq als Team-Channel und Projektmanagement, alles miteinander verzahnt. Vernetzter Funnel von Erstkontakt bis Abschluss, mit automatisierter Lead-Nachfassung und Kennzahlen in einem Dashboard statt in Tabellen.

Der Vertrieb sollte auf Zoho CRM umsteigen, das ERP Microsoft Dynamics NAV 2018 (Navision) bleibt führend für Stammdaten, Angebote, Aufträge und Rechnungen. Beide Welten mussten in Echtzeit zusammenarbeiten, inklusive der Frage, welches System bei Konflikten gewinnt.

Eine eigene Python-Middleware (Docker, PostgreSQL für State-Tracking) als Brücke zwischen NAV (SOAP/XML) und Zoho CRM (REST/JSON, API v8, EU-DC). Bidirektionaler Sync von Accounts, Kontakten, Produkten, Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Gutschriften mit definierter Conflict-Resolution und Status-Writeback. Bewusst adapter-basiert (hexagonal): Ein späterer Wechsel auf Business Central ist ohne Neubau möglich.

Anbindung des ERP Comarch ERP Enterprise (Semiramis) an Zoho CRM. Knackpunkt: Accounts entstehen sowohl im Vertrieb (Lead-Konvertierung im CRM) als auch im ERP. Es brauchte einen eindeutigen Schlüssel und eine klare Konfliktregel, dazu B2B-Hauptgeschäft mit B2C-Randfällen aus dem Shop.

Bidirektionaler Hybrid-Sync mit elegantem Account-Flow: CRM legt Account an → Middleware erkennt „keine ERP-Partnernummer" → ERP legt an und vergibt die Nummer → diese Nummer schreibt die Middleware automatisch ins CRM zurück. So arbeitet der Vertrieb im CRM, das ERP bleibt Quelle der eindeutigen Partnernummer. Konfliktstrategie inkl. transparenter Risiko-Aufklärung und Protokollierung.

Die spezialisierte Reisebürosoftware (Verwaltung von Kunden-, Reise- und Buchungsdaten) sollte mit Zoho CRM als zentraler Plattform zusammenarbeiten. Es gab keine passende Standard-Schnittstelle, die Daten zuverlässig und in der gewünschten Struktur überträgt. Dazu kam: Wir durften die Quell-Datenbank nur lesend anbinden.

Eine eigene Middleware liest die MS-SQL-Datenbank der Branchensoftware aus, verarbeitet die Daten in einer eigenen Schnittstellenlogik und synchronisiert sie strukturiert nach Zoho CRM, ohne ins Quellsystem einzugreifen. Besonderheit: Da keine verlässlichen Änderungs-Zeitstempel vorlagen, haben wir die Sync-Logik so gebaut, dass sie Änderungen kontrolliert erkennt, ohne unnötige API-Calls. Dubletten vermeidet sie über externe Vorgangsnummern.

Brüche zwischen Verkauf, Küchenplanung (Flex von Cyncly) und Projektabwicklung. Das Team erfasste Daten mehrfach; vom Beratungsgespräch bis zur Montage fehlte ein durchgängiger Faden.

Durchgängige Zoho-CRM- + Zoho-Projects- + Flex-Integration. Lead-Erfassung über ein Zoho-Forms-Gästeprofil, CRM-Pipeline entlang des realen Beratungs-zu-Vertrag-Prozesses, automatischer Kontakt-Sync ins Flex bei definierten Deal-Stufen und bidirektionaler Abgleich (Projektname, Status, Angebotssummen je Planungsvariante fliessen zurück ins CRM). Bei Abschluss entsteht automatisch ein Zoho-Projects-Projekt mit komplettem Abwicklungs-Template (Anzahlung/Teil/Schluss-Rechnung, Aufmass, Bestellung, Lieferung, Montage, After-Sales).

Transportbestellungen kamen telefonisch und per Mail: schwer zu verwalten und fehleranfällig. Ziel: die Bestellungen digitalisieren und sauber im System abbilden, im Pilot mit einer Klinik.

Ein Zoho-Creator-Kundenportal, über das Klinik-Abteilungen ihre Transporte selbst online bestellen und den Fahrtenstatus einsehen. Fahrtdaten laufen live in ein Zoho-CRM-Custom-Modul „Fahrten". Dazu Automatisierungen: Benachrichtigung der Disposition, Bestätigungs-Mails, Status-Automatik mit Pflicht-Ablehngrund und ein automatisch generierter Google-Maps-Navigationslink aus der Zieladresse. Konzipiert als Phasenmodell (B2C-Formular → mandantenfähiges Portal → Field Service Management).

Über das bestehende Zoho CRM hinaus sollte eine eigene Web-Plattform Investoren mit verfügbaren Immobilien-Deals zusammenbringen, inklusive KYC, Reservierungslogik und sauberer Anbindung an die CRM-Datenbasis.

Architektur und Konzeption einer Custom-Plattform (Next.js · Supabase · Clerk) auf dem Zoho CRM als Backend: Investoren-Portal, KYC-Anbindung mit Statusrückmeldung, Reservierungs-Workflow (Reservierungsdauer, Auto-Freigabe nach Ablauf), Deal-Matching und ein definierter Datenfluss zwischen Bestands-CRM und Plattform.

Komplexes Ticketing: Das System muss eingehende Anfragen als Parent-Child-Tickets an interne Fachbereiche verteilen (Import, Export, Customs, Pharma, Warehouse), mit flexibler Kategorienstruktur, Live-KPI-Dashboard und automatisiertem Monats-Reporting.

Vollständiges Zoho-Desk-Solution-Design (Enterprise): Microsoft-365-Mailanbindung, Parent-Child-Ticketing mit Assignment Rules, verschachtelte Picklisten (Kategorie/Subkategorie), saubere Trennung von Departments und Teams, ein HQ-Dashboard mit KPIs (offen/in Arbeit/Ageing) und geplante Reports. Inkl. Architektur- und Entscheidungs-Board für den Kickoff-Workshop.

Der eingehende Support sollte nach innen sauber getrennt laufen (verschiedene Marken/Partner), ohne dass sich nach aussen die bekannte Support-Adresse ändert. Standard-Mailweiterleitung reicht dafür nicht.

Anbindung von Zoho Desk über Microsoft-365-Exchange-Transport-Rules: Exchange leitet eingehende Mails serverseitig regelbasiert auf dedizierte interne Postfächer, von dort übernimmt sie Zoho Desk sauber. Die externe Adresse bleibt unverändert. Dazu robuste, wartbare Desk-Regeln (z. B. marken-/partnerspezifische Filterung).

Vertrieb von Anlageimmobilien mit einzelnen Wohneinheiten, externe Vertriebspartner und Betreuungspflichten, die erst Jahre nach dem Kauf greifen (Kundenschutz, Anschlussfinanzierung, steuerfreier Verkauf).

Vollständiger Zoho-CRM-Aufbau mit Custom-Modulen für Objekte & Wohneinheiten, Verkaufs-Blueprint für die gesamte Pipeline, datumsbasierten Langfrist-Workflows (5-/8-/10-Jahres-Trigger erzeugen automatisch Aufgaben und Mails), Deal-Eskalationen sowie einem Vertriebspartner-Portal, in dem externe Partner nur eigene Deals sehen, Leads einreichen und Verfügbarkeiten prüfen. Dazu Campaigns-Drip-Strecken und Deluge-Funktionen.

Das Team wollte Zoho nicht nur fertig hingestellt bekommen, sondern es auch selbst beherrschen. Gleichzeitig mussten wir die wirklich komplexen Teile sauber umsetzen, ohne das Team zu überfordern.

Ein iteratives Modell im Wochen-Rhythmus: In gemeinsamen Workshops habe ich gezeigt, wie man Dinge in Zoho CRM selbst baut. Bis zur nächsten Woche hat das Team es eigenständig umgesetzt, im nächsten Workshop haben wir den nächsten Schritt erarbeitet. Die Teile, die zu komplex für Eigenleistung waren, habe ich dazwischen selbst übernommen. So wächst Kompetenz im Haus, während die anspruchsvollen Bausteine trotzdem produktiv werden.

Das Team pflegte das Kursangebot doppelt: einmal im Zoho CRM, einmal von Hand auf der WordPress-Website. Neue Kurse gingen verzögert online, Änderungen waren fehleranfällig, und die Website hinkte dem tatsächlichen Angebot hinterher.

Schnittstelle Zoho CRM → WordPress: Die Schnittstelle legt neue und geänderte Produkte automatisch als Seiten im richtigen WordPress-Template an und aktualisiert sie, SEO-fertig mit sauberen URLs, Titeln und Metadaten. Das CRM bleibt die einzige Quelle der Wahrheit.