Ausgangslage
Im Zentrum stehen Objekte mit einzelnen Wohneinheiten, die jeweils an unterschiedliche Investoren verkauft werden. Der Vertrieb erfolgt nicht nur intern, sondern auch über externe Vertriebspartner, die eigene Leads einbringen und ihre Deals bearbeiten. Hinzu kommt eine Besonderheit der Branche: Nach dem Verkauf entstehen Betreuungspflichten, die erst nach mehreren Jahren relevant werden. Solche langfristigen Termine lassen sich mit Erinnerungen im Kopf oder in verstreuten Kalendern nicht verlässlich abbilden.
Die Herausforderung
Drei Anforderungen mussten zusammenkommen: ein sauber strukturierter Verkaufsprozess für ein Produkt, bei dem die Wohneinheit die eigentliche Verkaufseinheit ist; ein kontrollierter Zugang für externe Partner, die nur ihre eigenen Deals sehen dürfen; und eine zuverlässige Mechanik, die Betreuungsaufgaben auch noch fünf, acht oder zehn Jahre nach dem Kauf automatisch auslöst. Genau diese Langfrist-Logik ist der heikelste Teil — ein vergessener Termin kann hier echtes Geschäft kosten.
- Wohneinheit als eigentliche Verkaufseinheit statt nur Objekt-Datensatz
- Externe Vertriebspartner mit Zugriff ausschliesslich auf eigene Deals
- Betreuungspflichten, die erst Jahre nach dem Kauf greifen
- Kundenschutz, Anschlussfinanzierung und steuerfreier Verkauf als feste Meilensteine
- Verlässliche Auslösung von Aufgaben über sehr lange Zeiträume hinweg
- Strukturierter, nachvollziehbarer Pipeline-Prozess für den Vertrieb
- Anbindung externer Systeme wie DMS und Buchhaltung
Die Lösung
Realisiert wurde ein vollständiger Zoho-CRM-Aufbau (Enterprise) mit Custom-Modulen für Objekte und Wohneinheiten, sodass jede einzelne Einheit mit klarem Status geführt wird. Ein Verkaufs-Blueprint bildet den gesamten Pipeline-Prozess strukturiert ab und führt den Vertrieb verbindlich durch die Phasen. Das Herzstück sind datumsbasierte Langfrist-Workflows: 5-, 8- und 10-Jahres-Trigger erzeugen automatisch Aufgaben und Mails zum jeweiligen Betreuungsanlass. Dazu kommen Deal-Eskalationen sowie ein Vertriebspartner-Portal, in dem externe Partner nur ihre eigenen Deals sehen, neue Leads einreichen und die Verfügbarkeit von Wohneinheiten prüfen können. Campaigns-Drip-Strecken und Deluge-Funktionen runden das Bild ab.
Umsetzung im Detail
Der Aufbau verbindet saubere Datenmodellierung mit konsequenter Automatisierung. Objekte und Wohneinheiten sind als eigene Custom-Module modelliert, der Verkauf läuft über einen Blueprint, und die langfristige Betreuung wird datumsbasiert angesteuert — gestützt durch einen wiederkehrenden Fälligkeits-Check, der dafür sorgt, dass kein Termin durchrutscht:
- Custom-Module für Objekte und Wohneinheiten mit jeweils klarem Status
- Verkaufs-Blueprint für den gesamten Pipeline-Prozess
- Datumsbasierte Langfrist-Workflows mit 5-/8-/10-Jahres-Triggern
- Automatisch erzeugte Aufgaben und Mails zum jeweiligen Betreuungsanlass
- Deal-Eskalationen für Fälle, die Aufmerksamkeit brauchen
- Vertriebspartner-Portal mit Sicht nur auf eigene Deals
- Lead-Einreichung und Verfügbarkeitsprüfung der Wohneinheiten durch Partner
- Zoho-Campaigns-Drip-Strecken für die laufende Kommunikation
- Deluge-Funktionen, u. a. ein monatlicher Fälligkeits-Check
- Anbindung externer Systeme wie DMS und Buchhaltung
Ergebnis
Der Vertrieb arbeitet entlang eines klar strukturierten Prozesses, in dem jede Wohneinheit ihren Status und ihre Pipeline-Logik hat. Externe Partner agieren eigenständig im Portal, ohne Einblick in fremde Deals. Vor allem aber wird kein Betreuungstermin mehr vergessen — selbst zehn Jahre nach dem Kauf löst das System die richtige Aufgabe zum richtigen Zeitpunkt automatisch aus. Aus einem Geschäft, das mit dem Abschluss bislang aus dem Blick geriet, wird eine über Jahre verlässlich betreute Kundenbeziehung.
Nutzen für den Kunden
- Kein vergessener Betreuungstermin mehr — automatische Trigger selbst zehn Jahre nach dem Kauf
- Jede Wohneinheit mit klarem Status und eigener Pipeline-Logik im CRM
- Externe Partner arbeiten eigenständig im Portal, nur mit Sicht auf eigene Deals
- Strukturierter, verbindlicher Verkaufsprozess über einen Blueprint
- Automatische Aufgaben und Mails zu Kundenschutz, Anschlussfinanzierung und steuerfreiem Verkauf
- Laufende Kundenkommunikation über Campaigns-Drip-Strecken
- Angebundene externe Systeme wie DMS und Buchhaltung statt Insellösungen