Ausgangslage
Phoenix Pfade verkauft seine Programme über persönliche Verkaufsgespräche und betreibt parallel einen eigenen Mitgliederbereich, in dem die Kunden ihre Inhalte und Begleitung erhalten. Nach jedem Abschluss musste das Team eine ganze Reihe von Schritten von Hand abarbeiten: Vertrag aufsetzen, unterschreiben lassen, den Account im Mitgliederbereich freischalten, einen Onboarding-Termin vereinbaren und die Übergabe ans Onboarding-Team organisieren. Zwischen Abschluss und tatsächlicher Aktivierung verging dadurch wertvolle Zeit.
Die Herausforderung
Der Onboarding-Prozess bestand aus vielen einzelnen Handgriffen über mehrere Systeme hinweg — Vertrag, Mitgliederbereich, Kalender und interne Aufgabenverteilung waren nicht miteinander verbunden. Jeder Medienbruch kostete Zeit und barg das Risiko, dass ein Schritt vergessen wird oder ein neuer Kunde zwischen Abschluss und Start hängen bleibt.
- Manuelles Onboarding nach jedem Verkaufsgespräch mit vielen Einzelschritten
- Medienbrüche zwischen Vertrag, Mitgliederbereich, Kalender und Aufgabenverteilung
- Verlorene Zeit zwischen Abschluss und Aktivierung des Kunden
- Manuelles Nachfassen, um keinen Schritt zu vergessen
- Mitgliederbereich und Kundendaten nicht systematisch verzahnt
- Wiederkehrende Prozessketten, die immer wieder von Hand angestossen wurden
Die Lösung
Im Zentrum steht ein vollständig aufgebautes Zoho CRM als zentrale Vertriebs- und Mitgliederplattform, in das der Mitgliederbereich sauber eingebunden ist. Kern ist eine durchgängige Automatisierungskette rund um den Vertragsabschluss: Der Vertrag wird direkt im Verkaufsgespräch über Zoho Sign zur Unterschrift gebracht. Sobald unterschrieben ist, löst der Onboarding-Flow ohne weiteres Zutun aus. Aus „Unterschrift" wird so ein aktivierter, terminierter Kunde — und das, was vorher viele Handgriffe waren, passiert auf Knopfdruck.
Umsetzung im Detail
Die Logik wurde so gebaut, dass ein einziges Ereignis — die Unterschrift — eine ganze Kette von Folgeschritten anstösst. Workflows, automatische Aufgaben und Wiedervorlagen sorgen dafür, dass jeder neue Kunde zuverlässig denselben Prozess durchläuft, ohne dass jemand daran denken muss. Über die fünfjährige Zusammenarbeit kamen immer wieder individuelle, sehr spezifische Anforderungen hinzu, die in dieselbe Architektur eingepasst wurden.
- Vertragsunterschrift direkt im Verkaufsgespräch über Zoho Sign
- Automatischer Onboarding-Flow, ausgelöst durch die Unterschrift
- Willkommens-/Bestätigungs-Mail an den neuen Kunden
- Automatische Freischaltung des Accounts im Mitgliederbereich
- Automatisch terminiertes Onboarding mit einem zuständigen Mitarbeiter
- Automatische Aufgaben und Wiedervorlagen für wiederkehrende Prozessketten
- Verzahnung von Mitgliederbereich und CRM zu einer gemeinsamen Datenbasis
Ergebnis
Aus einer Vertragsunterschrift wird ohne weiteres Zutun ein aktivierter, terminierter Kunde. Das manuelle Nachfassen zwischen Abschluss und Aktivierung entfällt, der Mitgliederbereich und das CRM greifen sauber ineinander, und immer wieder kehrende Abläufe laufen auf Knopfdruck statt in vielen Einzelschritten. Über fünf Jahre ist daraus eine verlässliche, stetig erweiterte Plattform geworden, die den gesamten Phoenix-Pfade-Kosmos trägt.
Nutzen für den Kunden
- Aus „Unterschrift" wird automatisch ein aktivierter, terminierter Kunde
- Kein manuelles Nachfassen mehr zwischen Abschluss und Aktivierung
- Mitgliederbereich und CRM sauber miteinander verzahnt
- Ganze Prozessketten laufen auf Knopfdruck statt in vielen Einzelschritten
- Automatische Aufgaben und Wiedervorlagen verhindern vergessene Schritte
- Vertragsabwicklung papierlos und direkt im Verkaufsgespräch
- Über fünf Jahre gewachsene, individuell erweiterbare Plattform