Ausgangslage
Die Branchensoftware Kuschik verwaltet sämtliche Kunden-, Reise- und Buchungsdaten. Gleichzeitig sollte Zoho CRM als zentrale Plattform für Kundenmanagement, Vertrieb und weitere CRM-Prozesse dienen. Eine Standard-Schnittstelle, welche die benötigten Daten zuverlässig und in der gewünschten Struktur überträgt, existierte für diese Konstellation nicht.
Die Herausforderung
Die Kuschik-Software liess sich nicht einfach über eine klassische Standardintegration anbinden. Ein direkter, aber ausschliesslich lesender Zugriff auf die MS-SQL-Datenbank war möglich. Schreibende Zugriffe auf das Ursprungssystem waren jedoch nicht erlaubt. Zusätzlich waren die vorhandenen Datenstrukturen nicht direkt CRM-kompatibel.
- Direkter, aber nur lesender Zugriff auf die MS-SQL-Datenbank
- Keine Schreibmöglichkeit ins Ursprungssystem
- Keine verlässlichen Änderungs-Zeitstempel in den relevanten Tabellen
- Grosse Datenmengen mit relevantem API-Credit-Verbrauch
- Notwendige Zuordnung zwischen Kuschik-Daten und Zoho-CRM-Modulen
- Vermeidung von Dubletten im CRM
- Stabile Synchronisation für den produktiven Betrieb
Die Lösung
Es entstand eine eigene Middleware als Verbindungsschicht zwischen der Kuschik-Datenbank und Zoho CRM. Sie greift lesend auf die bestehende MS-SQL-Datenbank zu, verarbeitet die Daten in einer eigenen Schnittstellenlogik und überträgt sie anschliessend strukturiert an Zoho CRM. Dadurch mussten wir die bestehende Reisebürosoftware nicht anfassen, und die benötigten Daten stehen trotzdem zuverlässig im CRM zur Verfügung.
Technische Umsetzung
Zuerst haben wir die Datenstruktur der Kuschik-Datenbank analysiert und die relevanten Tabellen, Felder und Beziehungen identifiziert. Anschliessend haben wir ein Datenmapping zwischen Kuschik und Zoho CRM erstellt; externe Identifikatoren wie Vorgangsnummern sorgen dafür, dass die Middleware Datensätze eindeutig wiedererkennt und Dubletten vermeidet. Im produktiven Betrieb übernimmt die Middleware mehrere Aufgaben:
- Auslesen relevanter Daten aus der MS-SQL-Datenbank
- Transformation in eine CRM-kompatible Struktur
- Zuordnung zu den passenden Zoho-CRM-Modulen
- Prüfung auf bestehende Datensätze anhand eindeutiger Referenzen
- Synchronisation neuer und aktualisierter Informationen nach Zoho CRM
- Berücksichtigung von API-Limits und effizientem Credit-Verbrauch
- Technische Entkopplung zwischen Altsystem und CRM
Der Knackpunkt: fehlende Zeitstempel
Ein besonderer Fokus lag auf dem Umgang mit fehlenden Änderungs-Zeitstempeln. Da die Kuschik-Datenbank keine zuverlässigen Timestamps für geänderte Datensätze bereitstellte, haben wir die Synchronisationslogik so gestaltet, dass sie Änderungen trotzdem kontrolliert erkennt und verarbeitet, ohne unnötig viele API-Calls auszulösen und das Credit-Budget zu sprengen.
Ergebnis
Die individuell entwickelte Schnittstelle ist heute live beim Kunden im Einsatz und verbindet die bestehende Kuschik-Reisebürosoftware mit Zoho CRM. Relevante Daten aus dem bestehenden System lassen sich im CRM nutzen: ohne manuelle Übertragung und ohne Eingriff in die produktive Reisebürosoftware. Das Reisebüro hat damit eine stabile technische Grundlage für seine CRM-Prozesse, aufgebaut auf den vorhandenen Unternehmensdaten.
Nutzen für den Kunden
- Produktive Anbindung eines bestehenden Altsystems an Zoho CRM
- Nutzung vorhandener Kuschik-Daten direkt im CRM
- Weniger manuelle Datenpflege
- Reduzierung von Dubletten durch eindeutige externe Referenzen
- Bessere Datenverfügbarkeit für Vertrieb und Kundenbetreuung
- Technische Entkopplung zwischen Reisebürosoftware und CRM
- Individuell erweiterbare Middleware statt starrer Standardintegration