Ausgangslage
Die Branchensoftware Kuschik verwaltet sämtliche Kunden-, Reise- und Buchungsdaten. Gleichzeitig sollte Zoho CRM als zentrale Plattform für Kundenmanagement, Vertrieb und weitere CRM-Prozesse dienen. Eine Standard-Schnittstelle, welche die benötigten Daten zuverlässig und in der gewünschten Struktur überträgt, existierte für diese Konstellation nicht.
Die Herausforderung
Die Kuschik-Software liess sich nicht einfach über eine klassische Standardintegration anbinden. Ein direkter, aber ausschliesslich lesender Zugriff auf die MS-SQL-Datenbank war möglich — schreibende Zugriffe auf das Ursprungssystem waren jedoch nicht erlaubt. Zusätzlich waren die vorhandenen Datenstrukturen nicht direkt CRM-kompatibel.
- Direkter, aber nur lesender Zugriff auf die MS-SQL-Datenbank
- Keine Schreibmöglichkeit ins Ursprungssystem
- Keine verlässlichen Änderungs-Zeitstempel in den relevanten Tabellen
- Grosse Datenmengen mit relevantem API-Credit-Verbrauch
- Notwendige Zuordnung zwischen Kuschik-Daten und Zoho-CRM-Modulen
- Vermeidung von Dubletten im CRM
- Stabile Synchronisation für den produktiven Betrieb
Die Lösung
Es entstand eine eigene Middleware als Verbindungsschicht zwischen der Kuschik-Datenbank und Zoho CRM. Sie greift lesend auf die bestehende MS-SQL-Datenbank zu, verarbeitet die Daten in einer eigenen Schnittstellenlogik und überträgt sie anschliessend strukturiert an Zoho CRM. Dadurch musste die bestehende Reisebürosoftware nicht verändert werden — und die benötigten Daten stehen trotzdem zuverlässig im CRM zur Verfügung.
Technische Umsetzung
Zuerst wurde die Datenstruktur der Kuschik-Datenbank analysiert und die relevanten Tabellen, Felder und Beziehungen identifiziert. Anschliessend wurde ein Datenmapping zwischen Kuschik und Zoho CRM erstellt; externe Identifikatoren wie Vorgangsnummern sorgen dafür, dass Datensätze eindeutig wiedererkannt und Dubletten vermieden werden. Im produktiven Betrieb übernimmt die Middleware mehrere Aufgaben:
- Auslesen relevanter Daten aus der MS-SQL-Datenbank
- Transformation in eine CRM-kompatible Struktur
- Zuordnung zu den passenden Zoho-CRM-Modulen
- Prüfung auf bestehende Datensätze anhand eindeutiger Referenzen
- Synchronisation neuer und aktualisierter Informationen nach Zoho CRM
- Berücksichtigung von API-Limits und effizientem Credit-Verbrauch
- Technische Entkopplung zwischen Altsystem und CRM
Der Knackpunkt: fehlende Zeitstempel
Ein besonderer Fokus lag auf dem Umgang mit fehlenden Änderungs-Zeitstempeln. Da die Kuschik-Datenbank keine zuverlässigen Timestamps für geänderte Datensätze bereitstellte, musste die Synchronisationslogik so gestaltet werden, dass Änderungen trotzdem kontrolliert erkannt und verarbeitet werden — ohne unnötig viele API-Calls auszulösen und das Credit-Budget zu sprengen.
Ergebnis
Die individuell entwickelte Schnittstelle ist heute live beim Kunden im Einsatz und verbindet die bestehende Kuschik-Reisebürosoftware mit Zoho CRM. Relevante Daten aus dem bestehenden System lassen sich im CRM nutzen — ohne manuelle Übertragung und ohne direkte Veränderung der produktiven Reisebürosoftware. Damit steht eine stabile technische Grundlage für moderne CRM-Prozesse auf Basis bestehender Unternehmensdaten.
Nutzen für den Kunden
- Produktive Anbindung eines bestehenden Altsystems an Zoho CRM
- Nutzung vorhandener Kuschik-Daten direkt im CRM
- Weniger manuelle Datenpflege
- Reduzierung von Dubletten durch eindeutige externe Referenzen
- Bessere Datenverfügbarkeit für Vertrieb und Kundenbetreuung
- Technische Entkopplung zwischen Reisebürosoftware und CRM
- Individuell erweiterbare Middleware statt starrer Standardintegration