Ausgangslage
Das Unternehmen betreibt ein B2B-Hauptgeschäft mit Werbeartikeln und Promotion-Produkten, ergänzt um B2C-Randfälle aus einem Online-Shop. Im ERP Comarch ERP Enterprise (Semiramis) laufen die kaufmännischen Prozesse, parallel sollte Zoho CRM die Vertriebsarbeit übernehmen. Damit lagen die Kundendaten in zwei Systemen, die beide Accounts anlegen können — der Vertrieb durch Lead-Konvertierung im CRM, das ERP im Rahmen der kaufmännischen Abwicklung. Ohne klare Regeln führt diese Konstellation zwangsläufig zu doppelten und widersprüchlichen Datensätzen.
Die Herausforderung
Der Knackpunkt war die eindeutige Kundenidentität über beide Systeme hinweg. Es brauchte einen stabilen, eindeutigen Schlüssel und eine klare Regel, welches System bei Konflikten gewinnt — sonst überschreiben sich die Stände gegenseitig still. Zusätzlich erschwerte das gemischte Geschäft die Sache: B2B als Hauptfall, dazu B2C-Randfälle aus dem Shop, die anders behandelt werden müssen.
- Accounts entstehen in zwei Systemen (CRM-Lead-Konvertierung und ERP)
- Es fehlte ein stabiler, eindeutiger Schlüssel über beide Welten hinweg
- Klare Konfliktregel nötig (Last-Write-Wins vs. „ERP gewinnt")
- Risiko stiller Überschreibungen ohne Nachvollziehbarkeit
- Gemischtes Geschäft: B2B-Hauptfall mit B2C-Randfällen aus dem Shop
- Bruchgefahr im Lead-zu-Kunde-Prozess zwischen Vertrieb und ERP
- Saubere Architektur- und Entscheidungsdokumentation für alle Beteiligten
Die Lösung
Umgesetzt wurde ein bidirektionaler Hybrid-Sync mit einem bewusst eleganten Account-Flow. Legt der Vertrieb im CRM einen Account an, erkennt die Middleware, dass noch keine ERP-Partnernummer vorhanden ist, lässt das ERP den Datensatz anlegen und die Partnernummer vergeben — und schreibt diese eindeutige Nummer automatisch ins CRM zurück. So kann der Vertrieb durchgängig im CRM arbeiten, während das ERP die Quelle der einen, eindeutigen Partnernummer bleibt. Die Konfliktstrategie wurde vorab klar definiert und gemeinsam mit dem Kunden inklusive ihrer Risiken transparent durchgesprochen, statt sie stillschweigend festzulegen.
Technische Umsetzung
Vor der Umsetzung wurde der gesamte Account-Anlage-Flow als Architektur modelliert — über ein Miro-Board und PlantUML-Diagramme, die den Datenfluss und die Konfliktentscheidungen für alle Beteiligten sichtbar machten. Die Middleware verbindet Comarch Semiramis und Zoho CRM bidirektional und steuert die Logik rund um die Partnernummer als eindeutigen Schlüssel. Die Konfliktstrategie wurde dokumentiert und protokolliert, sodass jede Auflösung nachvollziehbar bleibt.
- Bidirektionale Middleware zwischen Comarch ERP Enterprise (Semiramis) und Zoho CRM
- Account-Flow: CRM legt an → Middleware erkennt fehlende ERP-Partnernummer → ERP vergibt sie → Writeback ins CRM
- ERP-Partnernummer als stabiler, eindeutiger Schlüssel über beide Systeme
- Definierte Konfliktstrategie (Last-Write-Wins bzw. „ERP gewinnt") mit transparenter Risiko-Aufklärung
- Protokollierung der Konfliktauflösung für Nachvollziehbarkeit
- Berücksichtigung von B2B-Hauptgeschäft und B2C-Randfällen aus dem Shop
- Architektur als Miro-Board und PlantUML-Diagramme dokumentiert
Ergebnis
Der Hybrid-Sync gibt dem Unternehmen eine eindeutige Kundenidentität über CRM und ERP hinweg. Der Lead-zu-Kunde-Prozess bricht nicht mehr zwischen Vertrieb und kaufmännischer Abwicklung ab, weil die Partnernummer automatisch entsteht und ins CRM zurückfliesst. Konflikte werden nach einer vorab vereinbarten, dokumentierten Regel aufgelöst — statt durch stille Überschreibungen, die niemand bemerkt. Die vorab erstellte Architektur sorgt dafür, dass alle Beteiligten denselben, nachvollziehbaren Datenfluss vor Augen haben.
Nutzen für den Kunden
- Eindeutige Kundenidentität über CRM und ERP hinweg
- Kein Bruch mehr im Lead-zu-Kunde-Prozess
- Automatische Vergabe und Rückschreibung der ERP-Partnernummer
- Nachvollziehbare Konfliktauflösung statt stiller Überschreibungen
- Transparente Risiko-Aufklärung zur gewählten Konfliktstrategie
- Saubere Behandlung von B2B-Hauptgeschäft und B2C-Shop-Randfällen
- Dokumentierte Architektur (Miro / PlantUML) als gemeinsame Grundlage