Ausgangslage
Im Küchenstudio Hoffmann liefen Verkauf, Küchenplanung und Projektabwicklung in getrennten Welten. Die eigentliche Planung passiert in Flex, der Branchensoftware von Cyncly, während Verkaufs- und Abwicklungsdaten anderswo gepflegt wurden. Vom Beratungsgespräch bis zur Montage fehlte ein durchgängiger Faden, sodass dieselben Informationen — Kundendaten, Projektstände, Angebotssummen — an mehreren Stellen erneut erfasst werden mussten.
Die Herausforderung
Die Daten sollten zwischen CRM, Planungssoftware und Projektabwicklung ohne Mehrfacherfassung fliessen — über mehrere Stufen eines realen Verkaufsprozesses hinweg. Besonders anspruchsvoll war der bidirektionale Abgleich mit Flex, dessen API nur Summen je Planungsvariante liefert, nicht die einzelnen Positionen. Dazu kamen die typischen Stolpersteine eines beidseitigen Syncs, der nicht in Schleifen geraten darf, sowie die Übernahme der bestehenden Datenbasis.
- Brüche und Mehrfacherfassung zwischen Verkauf, Flex-Planung und Projektabwicklung
- Kein durchgängiger Faden vom Beratungsgespräch bis zur Montage
- Bidirektionaler Abgleich mit Flex über definierte Deal-Stufen hinweg
- Flex-API liefert nur Summen je Planungsvariante, keine Einzelpositionen
- Vermeidung von Sync-Schleifen beim beidseitigen Datenabgleich
- Automatischer, strukturierter Projektstart bei Abschluss
- Einmalige Übernahme der bestehenden Datensätze (Backfill)
Die Lösung
Entstanden ist eine durchgängige Integration aus Zoho CRM, Zoho Projects und Flex. Leads werden über ein Zoho-Forms-Gästeprofil erfasst, die CRM-Verkaufspipeline bildet den realen Beratungs-zu-Vertrag-Prozess ab. Bei definierten Deal-Stufen werden Kontakte automatisch ins Flex synchronisiert, und relevante Planungsdaten — Projektname, Status, Wahrscheinlichkeit, Angebotssummen je Planungsvariante — fliessen aus Flex zurück ins CRM. Wird ein Geschäft gewonnen, legt das System automatisch ein Zoho-Projects-Projekt mit komplettem Abwicklungs-Template an, das den gesamten Weg von der Rechnungsstellung bis zum After-Sales abbildet. Die bekannte Grenze, dass Flex nur Summen je Variante liefert, wurde von Anfang an offen kommuniziert.
Technische Umsetzung
Die Integration verbindet Zoho Forms, Zoho CRM, Flex und Zoho Projects zu einem zusammenhängenden Datenfluss. Der bidirektionale Abgleich zwischen CRM und Flex ist über definierte Deal-Stufen getaktet und gegen Schleifen abgesichert. Bei Abschluss erzeugt ein Projekt-Template in Zoho Projects automatisch die komplette Abwicklungsstruktur, inklusive einer Fälligkeitslogik für die Rechnungen entlang des Montagetermins.
- Lead-Erfassung über ein Zoho-Forms-Gästeprofil
- CRM-Verkaufspipeline entlang des realen Beratungs-zu-Vertrag-Prozesses
- Automatischer Kontakt-Sync ins Flex bei definierten Deal-Stufen
- Bidirektionaler Rückfluss aus Flex (Projektname, Status, Wahrscheinlichkeit, Angebotssummen je Variante)
- Automatische Anlage eines Zoho-Projects-Projekts mit Abwicklungs-Template (Anzahlungs-/Teil-/Schlussrechnung, Aufmass, Bestellung, Logistik, Lieferung, Montage, After-Sales)
- Rechnungs-Fälligkeitslogik orientiert am Montagetermin (z. B. 21 Tage vorher)
- Loop-Prevention per Zeitstempel und einmaliger Backfill der Bestandsdaten
- Transparent kommunizierte Grenze: Flex-API liefert nur Summen je Variante, keine Einzelpositionen
Ergebnis
Aus drei getrennten Welten ist ein durchgängiger Datenfluss geworden, der von der ersten Beratung bis zur Montage trägt. Zwischen Planung und CRM wird nichts mehr doppelt erfasst, weil die relevanten Daten automatisch in beide Richtungen fliessen. Jedes gewonnene Geschäft startet ohne manuellen Aufwand als strukturiertes Zoho-Projects-Projekt mit allen Abwicklungsschritten — von der Anzahlungsrechnung bis zum After-Sales. Die bekannte Grenze der Flex-API wurde dabei offen benannt und sauber in die Logik eingeplant.
Nutzen für den Kunden
- Ein durchgängiger Datenfluss von der Beratung bis zur Montage
- Keine Doppelerfassung zwischen Flex-Planung und CRM
- Jedes gewonnene Geschäft startet automatisch als strukturiertes Projekt
- Bidirektionaler Abgleich hält CRM und Flex synchron
- Komplettes Abwicklungs-Template von Rechnung bis After-Sales auf Knopfdruck
- Rechnungs-Fälligkeiten automatisch am Montagetermin ausgerichtet
- Stabiler Betrieb durch Loop-Prevention und einmaligen Backfill