Was ist Zoho One? Der komplette Guide zum Betriebssystem für Unternehmen (2026)

Was ist Zoho One? 45+ Business-Apps, ein Preis. Alles über Funktionen, Preise, Einrichtung und für wen sich die Suite lohnt. Der umfassendste Guide auf Deutsch.

Stell dir vor, du könntest Salesforce, HubSpot, Zendesk, Asana, QuickBooks, Mailchimp und Slack durch ein einziges System ersetzen — für 37 Dollar pro User im Monat. Klingt nach einem schlechten Marketing-Versprechen? Willkommen bei Zoho One.

Zoho One ist das, was Microsoft 365 oder Google Workspace gerne wären: Ein komplettes Betriebssystem für dein Unternehmen. Nicht nur E-Mail und Office, sondern CRM, Buchhaltung, Helpdesk, Marketing, HR, Projektmanagement und über 30 weitere Apps. Ein Login, eine Rechnung, alles nativ verbunden.

Ist es perfekt? Nein. Nicht alle 45+ Apps sind gleich stark, die Einrichtung ist kein Selbstläufer, und bei der DACH-Lokalisierung gibt es Lücken. Aber für KMUs, die ihren Tool-Wildwuchs beenden wollen, ist Zoho One das beste Preis-Leistungs-Angebot am Markt — und das sage ich nicht, weil ich Zoho-Partner bin, sondern weil ich die Alternativen kenne.

In diesem Guide erkläre ich dir alles: Was steckt drin, was kostet es, wie richtest du es ein, und für wen lohnt es sich wirklich. Basierend auf meiner Erfahrung als Zoho-Berater seit 2019 und drei ausführlichen Video-Tutorials auf meinem YouTube-Kanal.

Zoho One in 60 Sekunden

Zoho One ist eine Cloud-basierte Business-Suite mit über 45 integrierten Anwendungen. Für $37 pro User und Monat (jährlich, All-Employee-Plan) bekommst du alles, was ein modernes Unternehmen braucht — vom CRM über die Buchhaltung bis zum Helpdesk. Kein Zusammenstückeln von einzelnen Tools, keine Integrationsprobleme, keine fünf verschiedenen Logins.

Das Besondere: Alle Apps sind nativ miteinander verbunden. Ein Lead aus dem CRM wird zum Kunden, sein Projekt taucht in Zoho Projects auf, die Rechnung geht über Zoho Books raus, und wenn er eine Support-Anfrage stellt, sieht der Agent in Zoho Desk die komplette Historie. Das ist kein Marketing-Versprechen — das funktioniert wirklich so, wenn du es richtig einrichtest.

Alle Apps im Überblick

Zoho One enthält aktuell 46 Apps (und es werden regelmässig mehr). Hier die wichtigsten, nach Geschäftsbereich sortiert. Eine detaillierte Übersicht aller Apps findest du auf unserer Zoho-Übersichtsseite.

Vertrieb

Im Vertriebsbereich bietet Zoho One sechs zentrale Anwendungen, die perfekt ineinandergreifen. Das Herzstück bildet Zoho CRM, wo alle Kundeninformationen zusammenlaufen — von Projekten über Marketing-Kampagnen bis hin zu Verträgen, Formularen, Terminen und Telefonaten. Zoho CRM gehört zu den besten CRM-Systemen am Markt für KMUs und bietet Pipeline-Management, Automations sowie KI-gestützte Deal-Prognosen mit Zia. Der Canvas-Designer ermöglicht Custom-Layouts, und in Zoho One ist die vollwertige Enterprise-Edition enthalten.

Zoho Bigin fungiert als mobile Ergänzung zum Haupt-CRM. Diese bewusst abgespeckte Version punktet mit deutlich besseren mobilen Apps, was ich bei vielen Aussendienst-Teams schätzen gelernt habe. Bigin synchronisiert nahtlos mit dem grossen CRM, sodass Mitarbeitende unterwegs die optimierte App nutzen können, während im Büro die volle CRM-Power zur Verfügung steht.

Für die Lead-Generierung sorgt Zoho Forms, ein Formular-Baukasten, der in den letzten Jahren enorm an Stärke gewonnen hat. Webformulare, Umfragen und Registrierungen verbinden sich automatisch mit CRM, Desk und anderen Apps. Zoho SalesIQ geht weit über das typische Website-Pop-up hinaus und bietet KI-gestützte Chatbots mit eigener Knowledge Base, Visitor-Tracking und Lead-Scoring basierend auf Website-Verhalten — ein gewaltiger Fortschritt gegenüber den simplen Chatbots von 2010.

Zoho Bookings überzeugt als Terminplanungssoftware und steht Calendly in nichts nach. Ich persönlich vermisse keine Features mehr, die ich aus anderen Lösungen kenne. Abgerundet wird das Vertriebspaket durch Zoho Sign für rechtssichere digitale Unterschriften, mit dem sich Dokumente direkt in Zoho erstellen oder als PDF hochladen und unterschreiben lassen.

Marketing

Für das Marketing stellt Zoho One sechs Anwendungen zur Verfügung, wobei Zoho Social die zentrale Verwaltung aller Social-Media-Kanäle übernimmt. Facebook, Instagram, TikTok und LinkedIn lassen sich hier einheitlich bedienen — Beiträge planen, Kommentare und Nachrichten zentral verwalten und Statistiken auswerten. Das spart enorm Zeit gegenüber dem manuellen Wechseln zwischen verschiedenen Plattformen.

Beim E-Mail-Marketing bietet Zoho zwei Lösungen unterschiedlicher Komplexität. Zoho Campaigns ist die einfachere Variante mit Newsletter-Versand, automatischen E-Mail-Sequenzen und Kontaktlisten-Management — für die meisten KMUs völlig ausreichend. Zoho Marketing Automation hingegen richtet sich an Unternehmen mit komplexeren Anforderungen und bietet ausgeklügelte Marketing-Workflows, WhatsApp-Integration sowie detaillierte Auswertungen aus SalesIQ-Kampagnen.

Für Kundenfeedback sorgt Zoho Survey, das über Standard-Umfragen hinausgeht. Ein besonders cleverer Trick: Die gesammelten Bewertungen lassen sich per KI in einen Text umwandeln, den Kunden dann beispielsweise bei Google oder ProvenExpert als Rezension verwenden können. Zoho PageSense rundet das Marketing-Portfolio mit A/B-Tests, Heatmaps und Conversion-Tracking ab — ein Tool, das viele erst spät entdecken, aber enormen Wert für Website-Optimierungen bietet.

Bei den Website-Lösungen bin ich ehrlich: Zoho Sites als Homepage-Baukasten ist nicht meine Empfehlung. Zoho LandingPage funktioniert besser für einzelne Landingpages, aber für professionelle Auftritte empfehle ich Onepage.io oder andere spezialisierte Lösungen.

Kundenservice

Der Kundenservice wird von zwei spezialisierten Anwendungen abgedeckt. Zoho Desk fungiert als vollwertiger Helpdesk mit umfassendem Multichannel-Support über E-Mail, Chat, WhatsApp, Social Media und Telefon. Die Enterprise-Edition in Zoho One bietet professionelles Ticket-Management, eine integrierte Knowledge Base, SLA-Verwaltung und Blueprint-Automation — Features, für die bei Zendesk über $100 pro Agent fällig werden.

Zoho Assist ergänzt das Portfolio um Fernzugriff und Fernwartung, was sich besonders für IT-Support-Teams oder bei der Remote-Kundenbetreuung als praktisch erweist. Beide Tools arbeiten nahtlos mit dem CRM zusammen, sodass Support-Agents die komplette Kundenhistorie vor Augen haben.

Finanzen

Das Finanzmanagement umfasst drei aufeinander abgestimmte Lösungen. Zoho Books übernimmt die vollständige Buchhaltung mit Rechnungsstellung, Ausgabenverwaltung, Bankabgleich und Umsatzsteuer-Handling. Aus meiner Beratungserfahrung funktioniert es in Deutschland und Österreich sehr gut, während es in der Schweiz Einschränkungen gibt — QR-Rechnungen sind möglich, aber die Lokalisierung erreicht nicht die Tiefe von bexio.

Für Unternehmen, die nur eine Rechnungslösung benötigen, bietet Zoho Invoice alle wichtigen Features ohne den Buchhaltungs-Overhead. Zoho Expense komplettiert das Finanzpaket durch intelligente Spesenverwaltung — Belege lassen sich per App scannen, Genehmigungsworkflows automatisieren den Prozess, und die Abrechnung erfolgt vollautomatisch.

Projektmanagement

Für das Projektmanagement stehen zwei komplementäre Ansätze zur Verfügung. Zoho Projects bietet klassisches Projektmanagement mit Gantt-Charts inklusive Critical Path, professionellen Timesheets, Budget-Tracking und Issue Tracker. Die Enterprise-Edition ist in Zoho One enthalten und stellt eine starke Alternative für Teams dar, die neben Tools wie Asana oder Monday auch Budget- und Zeiterfassung benötigen.

Zoho Sprints richtet sich speziell an Software-Teams und agile Arbeitsweisen. Mit Scrum Boards, Sprint Planning und Velocity Charts deckt es alle wichtigen Aspekte der agilen Projektführung ab. Beide Tools ergänzen sich ideal — klassisches Projektmanagement für komplexe, längerfristige Vorhaben und Sprints für iterative Entwicklungsarbeit.

HR

Das Personalwesen wird durch zwei spezialisierte Anwendungen abgedeckt. Zoho People fungiert als zentrale HR-Management-Lösung und verwaltet Mitarbeiterdaten, Urlaubs- und Abwesenheitszeiten, Performance Reviews sowie das Organigramm. Die Software wächst mit dem Unternehmen mit und bietet auch für grössere Teams alle nötigen HR-Prozesse.

Zoho Recruit übernimmt den gesamten Recruiting-Prozess von Stellenausschreibungen über Bewerber-Tracking bis hin zu professionellen Karriereseiten. Beide HR-Tools arbeiten nahtlos zusammen — erfolgreiche Kandidaten aus Recruit werden automatisch zu Mitarbeitenden in People.

Analytics & Automatisierung

Hier zeigt sich die besondere Stärke von Zoho One durch drei mächtige Werkzeuge. Zoho Analytics fungiert als vollwertige Business Intelligence-Plattform und kombiniert Daten aus CRM, Desk, Projects, Books sowie externen Quellen zu aussagekräftigen Custom Dashboards mit automatisierten Reports. Viele meiner Kunden bestätigen mir, dass Analytics allein schon den Preis von Zoho One rechtfertigt.

Zoho Flow übernimmt als native Zapier-Alternative die Prozessautomatisierung innerhalb des Zoho-Ökosystems. Typische Workflows wie «Deal gewonnen → Projekt erstellen → Willkommensmail senden → Rechnung generieren» laufen vollautomatisch ab, ohne dass Drittanbieter-Tools nötig sind. Zoho Creator rundet das Trio als Low-Code-Plattform ab und ermöglicht die Entwicklung eigener Apps und Workflows ohne Programmierkenntnisse — ideal für spezifische Geschäftsanforderungen, die Standard-Software nicht abdeckt.

Produktivität

Die Produktivitäts-Tools bilden das Fundament für die tägliche Arbeit. Zoho Mail bietet eine vollwertige E-Mail-Lösung, die komplett werbefrei, sicher und DSGVO-konform arbeitet. Die Verbindung der eigenen Domain ermöglicht professionelle Business-E-Mails ohne Kompromisse bei der Datensicherheit.

Die Office-Suite besteht aus Zoho Writer für Textverarbeitung, Sheet für Tabellenkalkulation und Show für Präsentationen. Diese Apps sind mit Google Docs vergleichbar — zwar nicht so umfangreich wie Microsoft Office, aber für die meisten Anwendungsfälle völlig ausreichend. Zoho WorkDrive fungiert als Cloud-Speicher mit Team-Ordnern, granularen Berechtigungen und Versionierung, ähnlich Google Drive oder OneDrive.

Zoho Cliq komplettiert das Produktivitätspaket als Team-Chat-Lösung. Funktional solide, aber ehrlich gesagt kein Slack-Killer — hier nutzen viele Unternehmen weiterhin ihre bevorzugte Chat-Plattform parallel zu Zoho One.

Was ist in Zoho One NICHT enthalten?

Im Zoho-Universum gibt es noch weitere Apps, die nicht in Zoho One enthalten sind. Zoho Commerce für E-Commerce ist nur teilweise verfügbar, während Zoho ERP aktuell ausschliesslich für den indischen Markt existiert — eine DACH-Version ist frühestens für 2027/2028 geplant. Zusätzlich sind manche Enterprise-Features einzelner Apps nicht im One-Paket enthalten, beispielsweise Zoho CRM Ultimate anstelle der enthaltenen Enterprise-Edition.

Für 98% aller KMUs reichen die enthaltenen Editionen aber völlig aus. CRM Enterprise bietet alles, was du brauchst — Ultimate hat lediglich noch mehr Anpassungsmöglichkeiten, die die wenigsten Unternehmen jemals nutzen.

Preise: So funktioniert’s

Die Preisstruktur von Zoho One verwirrt viele. Dabei ist sie eigentlich einfach — es gibt nur zwei Modelle.

All-Employee-Plan (empfohlen)

Abrechnung	Preis pro User/Monat
Jährlich	$37 (~€34)
Monatlich	$45 (~€42)

Die Bedingung: Du musst für jeden Mitarbeiter eine Lizenz kaufen. Auch für die, die Zoho kaum nutzen. Auch für die Reinigungskraft, wenn du es streng nimmst. Der Vorteil: Der Preis pro User ist unschlagbar günstig.

Meine Empfehlung: Monatlich abrechnen. Ja, es ist etwas teurer, aber du bist flexibel bei Mitarbeiter-Zu- und Abgängen. Wenn du jährlich zahlst und ein Mitarbeiter nach zwei Monaten geht, ist das Geld weg. Besonders in der Wachstumsphase lohnt sich die Flexibilität.

Flexible-User-Plan

Abrechnung	Preis pro User/Monat
Jährlich	$90 (~€83)
Monatlich	$105 (~€97)

Der Vorteil: Du lizenzierst nur die User, die Zoho tatsächlich nutzen. 5 von 25 Mitarbeitern brauchen Zoho? Dann zahlst du nur 5 Lizenzen. Ideal für Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden, die nicht administrativ arbeiten (Produktion, Lager, Aussendienst ohne CRM-Bedarf).

Support-Level

On top gibt es drei Support-Stufen:

Classic (inklusive): Mo-Fr, Antwortzeit maximal 8 Stunden (realistisch oft länger)
Premium (+20% auf Lizenzen): 24/5 Support, schnellere Reaktionszeit
Enterprise (+25%, min. 75 User): 24/7 Support, SLAs werden eingehalten

Mein Tipp: Für die meisten KMUs ist der Classic-Support okay, wenn du einen Zoho-Partner hast, der bei komplexen Themen einspringt. Der Partner hat oft schnelleren Zugang zum Support als du direkt.

Limits und Editionen

Jede App in Zoho One hat bestimmte Limits. Zum Beispiel:

Zoho CRM: Enterprise-Edition (nicht Ultimate). Für 1-200 User: 10 GB Datenspeicher (~5 Mio. Datensätze), 50 MB pro Datei
Zoho Desk: Enterprise-Edition
Zoho Books: Professional-Edition
Zoho Analytics: Enterprise-Edition

Die genauen Limits kannst du in den Tarifdetails auf der Zoho-Website nachschlagen. Viele Limits skalieren dynamisch mit der Anzahl der User — mehr User bedeutet mehr Speicher, mehr API-Calls und so weiter.

Zoho One einrichten: Die 5 wichtigsten Schritte

Die Einrichtung ist kein Hexenwerk, aber es gibt Fallstricke, die ich immer wieder sehe. Hier die wichtigsten Punkte, damit du es von Anfang an richtig machst.

1. Richtiges Land und IP-Adresse

Klingt banal, ist aber einer der häufigsten Fehler: Registriere dich nicht im Urlaub. Wenn du in Sardinien am Strand sitzt und dich mit italienischer IP anmeldest, wird dein Account mit Italien als Standort erstellt. Falsche Mehrwertsteuer, falsche Rechnungsadresse — das merkt dein Steuerberater spätestens nach einem Jahr, und dann ist das Geschrei gross. Nutze im Zweifelsfall ein VPN mit deinem Heimatland.

2. Admin-Account richtig anlegen

Der erste Account wird automatisch zum Super-Administrator. Nutze dafür keine persönliche E-Mail-Adresse. Wenn Danny aus der IT den Account mit danny@firma.ch erstellt und zwei Jahre später das Unternehmen verlässt, wird die Übergabe zum Alptraum. Erstelle den Super-Admin-Account mit einer unpersönlichen Adresse wie admin@firma.ch oder zoho@firma.ch.

3. Alle Apps einmal aktivieren

Nach der Registrierung sind nicht alle Apps automatisch aktiv. Geh ins Zoho Directory (Einstellungen), aktiviere alle Apps einmal, und weise sie dann gezielt den richtigen Usern zu. Nicht jeder braucht Zugriff auf alles — aber die Apps sollten bereit sein, wenn du sie brauchst.

4. Schritt für Schritt einführen

Die grösste Versuchung: Alles auf einmal ausrollen. Tu das nicht. Starte mit 3-5 Kern-Apps:

Phase 1 (Woche 1-4): CRM + Mail (oder dein E-Mail-System)
Phase 2 (Monat 2-3): Desk oder Projects (je nach Priorität)
Phase 3 (Monat 3-6): Books, Analytics, Marketing-Apps

Jede Phase sollte stabil laufen, bevor du die nächste startest.

5. Organisation und Sicherheit

Im Zoho Directory richtest du ein:

Organisationsdetails: Firmenname, Adresse, Branche
Benutzer und Rollen: Wer darf was sehen und tun
Sicherheit: 2-Faktor-Authentifizierung, Passwort-Richtlinien, IP-Einschränkungen
Single Sign-On (SSO): Ein Login für alle Apps

Der grösste Vorteil: Alles verbunden

Was Zoho One von einzelnen Tools unterscheidet, ist nicht die Qualität einer einzelnen App. Es ist die Verbindung zwischen allen Apps.

Ein konkretes Beispiel: Ein neuer Lead füllt auf deiner Website ein Formular aus (Zoho Forms). Der Lead landet automatisch in Zoho CRM. SalesIQ trackt sein Website-Verhalten. Dein Vertrieb ruft an und gewinnt den Deal. Aus dem Deal wird automatisch ein Projekt in Zoho Projects. Die Zeiterfassung der Mitarbeitenden fliesst in Zoho Books, wo die Rechnung generiert wird. Nach Projektabschluss geht eine Zufriedenheitsumfrage raus (Zoho Survey). Und wenn der Kunde Monate später ein Support-Ticket erstellt, sieht der Agent in Zoho Desk die komplette Geschichte — vom ersten Website-Besuch bis zur letzten Rechnung.

Das alles passiert automatisch, ohne Zapier, ohne Make, ohne API-Bastelei. Das ist der Suite-Effekt, und er ist der Grund, warum Zoho One für KMUs so wertvoll ist.

Meine ehrliche Einschätzung: Was empfehle ich — und was nicht

Nicht alle 46 Apps sind gleich stark. Aus meiner täglichen Beratungspraxis heraus kann ich neun Apps als absolute Empfehlungen bezeichnen: CRM, Analytics, Desk, Flow, Books, Mail, SalesIQ, Bookings und Projects. Diese Apps nutze ich täglich und empfehle sie bedenkenlos weiter.

Eine zweite Kategorie umfasst Apps, die gut funktionieren und für die meisten Anwendungsfälle ausreichen: People, Campaigns, Social, Creator, Sign, Survey und PageSense. Sie erfüllen ihren Zweck zuverlässig, ohne zu begeistern.

Schliesslich gibt es Apps, die zwar funktional sind, aber von spezialisierten Alternativen übertroffen werden. Sites ist ehrlich gesagt schwach, Meeting eignet sich nur für interne Besprechungen während extern Zoom die bessere Wahl ist, Cliq ist funktional aber kein Slack-Ersatz, und Vani erreicht nicht die Vielseitigkeit von Miro.

Die schwächeren Apps nutzt du einfach nicht — du zahlst ohnehin nicht extra dafür. Nutze Zoho für alles, wo es stark ist, und ergänze punktuell mit spezialisierten Tools, wo es nötig ist.

Zoho One vs. die Konkurrenz

Kriterium	Zoho One	Microsoft 365	Google Workspace
Preis/User/Mo	$37 (45+ Apps)	ab $6 (nur Office)	ab 7 CHF (nur Office)
CRM	✅ Enterprise	❌ (Dynamics separat)	❌ (nicht vorhanden)
Buchhaltung	✅ Professional	❌	❌
Helpdesk	✅ Enterprise	❌	❌
Marketing	✅ Campaigns + Social + PageSense	❌	❌
HR	✅ People + Recruit	❌	❌
Projektmanagement	✅ Enterprise	❌ (Planner = Basic)	❌
Analytics/BI	✅ Enterprise	Power BI (extra)	❌
Office-Apps	✅ Writer/Sheet/Show	✅ Word/Excel/PPT	✅ Docs/Sheets/Slides

Microsoft und Google sind Produktivitäts-Suiten. Zoho One ist eine Business-Suite. Der Vergleich ist unfair — und genau das ist der Punkt. Für ausführliche Vergleiche:

Für wen lohnt sich Zoho One?

Zoho One eignet sich besonders für KMUs mit 5-200 Mitarbeitenden, die im Dienstleistungsbereich tätig sind — Beratungsunternehmen, IT-Dienstleister, Agenturen oder Treuhandgesellschaften profitieren am meisten. Wenn du deinen Tool-Wildwuchs beenden und End-to-End-Prozesse automatisieren möchtest, bietet Zoho One die ideale Plattform. Unternehmen, die Datenschutz ernst nehmen, schätzen zudem Zohos klare Haltung gegen Werbung und Datenverkauf.

Weniger geeignet ist Zoho One für produzierende Unternehmen, die mit Odoo besser bedient sind. Falls dein Unternehmen in jeder Kategorie das absolut beste verfügbare Tool benötigt oder das Team grundsätzlich gegen Trainings ist, wird Zoho One nicht die richtige Lösung sein. Bei über 1.000 Mitarbeitenden bewegt sich das Unternehmen zudem im Salesforce- und SAP-Territorium, wo andere Lösungen angemessener sind.

Nächste Schritte

Der erste Schritt ist das 30-tägige kostenlose Testen von Zoho One, für das keine Kreditkarte erforderlich ist. Parallel empfehle ich dir meine Zoho One Playlist auf YouTube, die jede App im Detail erklärt und praktische Einblicke vermittelt. Für eine individuelle Analyse deiner aktuellen Situation und konkrete Empfehlungen, wo Zoho One dir helfen kann, buche gerne ein kostenloses Erstgespräch mit mir.