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Rechnungs-Capture-Agent

Eingangsrechnungen abtippen ist Zeitverschwendung. Dieser Agent liest sie aus, prüft sie gegen Bestellungen und legt sie verbucht in Zoho Books ab.

  • Dockt an dein SystemZoho Books · GetMyInvoices · OCR/Vision, angepasst auf deine Prozesse, nicht von der Stange.
  • Mensch behält KontrolleDie KI denkt und entwirft. Kritische Schritte laufen über feste Regeln.
  • Im Sprint oder KontingentVorab beziffert, betrieben und überwacht von uns.
Demo anfragen So funktioniert's
Liest Eingangsrechnungen aus, prüft und verbucht sie strukturiert in Zoho Books.

Dieser Workflow übernimmt die komplette Verarbeitung deiner Eingangsrechnungen: von der PDF bis zum geprüften Buchungssatz.

Der Agent liest eingehende Rechnungen aus, ob PDF, Scan oder E-Mail-Anhang, erkennt die relevanten Felder und prüft sie gegen Bestellung oder Lieferschein. Saubere Fälle landen verbucht in Zoho Books, Abweichungen gehen zur Freigabe an einen Menschen.

Was der Agent bewirkt

Der Agent liest Rechnungen automatisch aus, egal ob PDF, Scan oder Mail-Anhang.

Lieferant, Beträge, Steuersätze und Positionen erfasst er strukturiert.

Der Abgleich gegen Bestellung und Lieferschein deckt Abweichungen sofort auf.

Saubere Rechnungen legt er strukturiert in Zoho Books ab. Abweichende legt er einem Menschen zur Freigabe vor.

Niemand tippt mehr Rechnungen ab.

Voraussetzungen

  • Zoho Books als Ziel-Buchhaltung.
  • Ein Eingangskanal für Rechnungen: Mail-Postfach, Upload-Ordner oder GetMyInvoices, das Belege automatisch aus Online-Portalen und Lieferanten-Konten einsammelt.
  • Eine n8n-Instanz für die Orchestrierung.
  • OCR-/Vision- und LLM-Modell zur Extraktion, auf Wunsch self-hosted.

Wie es funktioniert

Rechnungen kommen aus deinem Postfach oder einem Upload-Ordner. Oder GetMyInvoices sammelt sie automatisch aus Online-Portalen und Lieferanten-Konten ein und übergibt sie gebündelt an den Workflow.

Trifft eine Rechnung ein, liest der Agent sie per OCR und Vision aus und erkennt die relevanten Felder. Das funktioniert auch, wenn die Rechnung nur als Bild oder Scan vorliegt.

Die erfassten Daten gleicht er gegen die zugehörige Bestellung oder den Lieferschein ab. Stimmt alles, legt er die Rechnung strukturiert in Zoho Books an.

Weicht etwas ab, etwa ein falscher Betrag oder eine fehlende Bestellung, verbucht der Agent die Rechnung nicht blind, sondern legt sie einem Menschen zur Freigabe vor.

Modular anpassbar

Prüfregeln, Konten-Zuordnung und Freigabe-Schwellen richten wir auf deine Buchhaltung aus. Verbucht wird erst, wenn die Prüfung sauber ist.

Rundgang Kommt bald

Geführter Rundgang durch den Workflow (3–4 Min.) folgt in Kürze.

Häufige Fragen

In den meisten Fällen ja, moderne Vision-Modelle lesen auch unsaubere Scans. Was der Agent nicht sicher erkennt, geht zur manuellen Prüfung statt ins Risiko.
Nur saubere, abgeglichene Fälle. Alles mit Abweichung wartet auf eine menschliche Freigabe. Buchhaltung verträgt keine Ratespiele.
Aus deinem Mail-Postfach, einem Upload-Ordner oder über GetMyInvoices, das Belege automatisch aus zahlreichen Online-Portalen und Lieferanten-Konten zieht und gebündelt an den Workflow übergibt.
Der Agent ist auf Zoho Books optimiert, lässt sich über n8n aber auch an andere Buchhaltungs-Systeme anbinden.
In der souveränen Variante laufen Auslesung und Verarbeitung self-hosted in der Schweiz. Die Datenschutz-Bewertung trifft dein Datenschutzbeauftragter.

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