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Rechnungs-Capture-Agent

Eingangsrechnungen abtippen ist Zeitverschwendung. Dieser Agent liest sie aus, prüft sie gegen Bestellungen und legt sie verbucht in Zoho Books ab.

Demo anfragen So funktioniert's

Liest Eingangsrechnungen aus, prüft und verbucht sie strukturiert in Zoho Books.

Dieser Workflow automatisiert die Eingangsrechnungs-Verarbeitung — von der PDF bis zum geprüften Buchungssatz.

Eingehende Rechnungen — als PDF, Scan oder E-Mail-Anhang — werden ausgelesen, die relevanten Felder erkannt und gegen Bestellung bzw. Lieferschein geprüft. Saubere Fälle landen verbucht in Zoho Books, Abweichungen gehen zur Freigabe an einen Menschen.

Was der Agent bewirkt

Rechnungen werden aus PDF, Scan oder Mail-Anhang automatisch ausgelesen.

Lieferant, Beträge, Steuersätze und Positionen werden strukturiert erfasst.

Abgleich gegen Bestellung/Lieferschein deckt Abweichungen sofort auf.

Saubere Rechnungen werden strukturiert in Zoho Books abgelegt — abweichende zur Freigabe vorgelegt.

Das manuelle Abtippen entfällt komplett.

Voraussetzungen

Zoho Books als Ziel-Buchhaltung.
Ein Eingangskanal für Rechnungen — Mail-Postfach, Upload-Ordner oder GetMyInvoices, das Belege automatisch aus Online-Portalen und Lieferanten-Konten einsammelt.
Eine n8n-Instanz für die Orchestrierung.
OCR-/Vision- + LLM-Modell zur Extraktion — auf Wunsch self-hosted.

Wie es funktioniert

Rechnungen kommen aus deinem Postfach, einem Upload-Ordner — oder werden via GetMyInvoices automatisch aus Online-Portalen und Lieferanten-Konten eingesammelt und gebündelt an den Workflow übergeben.

Trifft eine Rechnung ein, liest der Agent sie per OCR und Vision aus — auch wenn sie nur als Bild oder Scan vorliegt — und erkennt die relevanten Felder.

Die erfassten Daten gleicht er gegen die zugehörige Bestellung oder den Lieferschein ab. Stimmt alles, wird die Rechnung strukturiert in Zoho Books angelegt.

Weicht etwas ab — falscher Betrag, fehlende Bestellung — wird die Rechnung nicht blind verbucht, sondern einem Menschen zur Freigabe vorgelegt.

Modular anpassbar

Prüfregeln, Konten-Zuordnung und Freigabe-Schwellen richten wir auf deine Buchhaltung aus. Verbucht wird erst, wenn die Prüfung sauber ist.

Rundgang Kommt bald

Geführter Rundgang durch den Workflow (3–4 Min.) — folgt in Kürze.

Häufige Fragen

In den meisten Fällen ja — moderne Vision-Modelle lesen auch unsaubere Scans. Was nicht sicher erkannt wird, geht zur manuellen Prüfung statt ins Risiko.

Nur saubere, abgeglichene Fälle. Alles mit Abweichung wartet auf eine menschliche Freigabe — Buchhaltung verträgt keine Ratespiele.

Aus deinem Mail-Postfach, einem Upload-Ordner — oder über GetMyInvoices, das Belege automatisch aus zahlreichen Online-Portalen und Lieferanten-Konten zieht und sauber gebündelt an den Workflow übergibt.

Der Agent ist auf Zoho Books optimiert, lässt sich über n8n aber auch an andere Buchhaltungs-Systeme anbinden.

In der souveränen Variante werden Auslesung und Verarbeitung self-hosted in der Schweiz ausgeführt. Die Datenschutz-Bewertung trifft dein Datenschutzbeauftragter.

Weitere Automatisierungen

Content
Repurpose

Marketing

Macht aus einem Podcast oder Blog automatisch Posts, Snippets und Newsletter — in deiner Tonalität.

Onboarding
Automatik

Onboarding & Verträge

Aus der Vertragsunterschrift wird ohne Zutun ein aktivierter, terminierter Kunde — Vertrag, Freischaltung, Onboarding-Termin.

Firmen
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Wissen & Interne KI

Deine Leute fragen in natürlicher Sprache — die Antwort kommt aus euren eigenen Dokumenten, souverän im Haus.

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