Erstgespräch buchen
Kernangebot Automatisierungs-Partnerschaft Deine Abteilung im Abo Einstieg · 5 Tage Speed-to-Lead-Sprint Festpreis · 5 Tage Projekte Apps & Schnittstellen Festofferte nach Discovery Souveräne Firmen-KI WDC Cortex Deine eigene Firmen-KI
Zoho-Beratung & Datenfundament Branchen Referenzen Blog Digitalisierungswerkstatt Tool-Vergleiche KMU Cockpit Gratis Über uns Erstgespräch buchen
Onboarding & Verträge

Projekt-Setup-Automatik (After-Close)

Nach dem Abschluss soll alles startklar sein, ohne Zettelwirtschaft und Suchen. Optional schickst du dem neuen Kunden ein Onboarding-Formular; sobald es ausgefüllt ist, baut der Agent die komplette Arbeitsumgebung. Und das Beste: Jedes Projekt, jeder Ordner, jeder Vertrag ist direkt am richtigen CRM-Objekt verlinkt. Ein Klick, und du landest im WorkDrive-Ordner oder Projekt.

  • Dockt an dein SystemZoho CRM · Forms · WorkDrive · Projects · Zoho Sign, angepasst auf deine Prozesse, nicht von der Stange.
  • Mensch behält KontrolleDie KI denkt und entwirft. Kritische Schritte laufen über feste Regeln.
  • Im Sprint oder KontingentVorab beziffert, betrieben und überwacht von uns.
Demo anfragen So funktioniert's
Der Kunde füllt optional ein Onboarding-Formular aus, ein KI-Agent legt CRM-Objekte, WorkDrive-Ordner, Zoho-Projekt und vorausgefüllte Verträge an. Alles direkt im CRM verlinkt: ein Klick, und du bist im Ordner.

Dieser Workflow verbindet Kunden-Input, KI-Strukturierung und automatische Bereitstellung zu einer durchgängigen Kette: von der ausgefüllten Aufnahme bis zum verlinkten, startklaren Projekt.

Optional steht am Anfang ein Onboarding-Formular: Der Kunde trägt seine Eckdaten selbst ein. Ein KI-Agent liest die Eingaben, strukturiert und plausibilisiert sie und legt daraus die richtigen CRM-Objekte an (oder aktualisiert sie). Dann entsteht die Arbeitsumgebung: WorkDrive-Ordner nach Schema, ein Zoho-Projekt aus der passenden Vorlage, über Zoho Sign vorausgefüllte Verträge, erste Aufgaben und die Zuordnung der richtigen Teammitglieder. Entscheidend: Der Agent verknüpft Projekt, Ordner und Dokumente direkt mit dem Kunden- und Deal-Datensatz im CRM. Du klickst im CRM auf den Link und bist sofort im WorkDrive-Ordner oder Projekt. Schluss mit „wo liegt das nochmal".

Was der Agent bewirkt

Optionales Onboarding-Formular: Der Kunde liefert seine Daten selbst, strukturiert statt Mail-Pingpong.

Ein KI-Agent strukturiert die Eingaben und legt die passenden CRM-Objekte an oder aktualisiert sie.

WorkDrive-Ordner, Zoho-Projekt (aus Vorlage) und über Zoho Sign vorausgefüllte Verträge entstehen automatisch.

Alles ist direkt am richtigen CRM-Objekt verlinkt: Ein Klick führt in Ordner, Projekt oder Dokument.

Die richtigen Mitarbeiter sind zugeordnet, erste Aufgaben stehen. Startklar ab Tag eins.

Voraussetzungen

  • Zoho CRM als zentrale Plattform (Auslöser: ausgefülltes Formular oder Deal „gewonnen").
  • Zoho WorkDrive, Zoho Projects (mit Vorlage) und Zoho Sign für die Verträge.
  • Optional ein Onboarding-Formular (Zoho Forms o. Ä.) als Einstieg.
  • Eine n8n-Instanz + LLM für die Strukturierung, auf Wunsch self-hosted.

Wie es funktioniert

Optional startet alles mit einem Onboarding-Formular: Der neue Kunde trägt seine Eckdaten selbst ein, sauber strukturiert statt per Mail hin und her.

Ein KI-Agent liest und plausibilisiert die Eingaben, legt die richtigen CRM-Objekte an oder aktualisiert sie und füllt Verträge (Zoho Sign) sowie Dokumente vor. Unklares legt er einem Menschen vor, statt zu raten. Der „Hokuspokus" hat immer ein Sicherheitsnetz.

Dann baut der Agent die Arbeitsumgebung: WorkDrive-Ordner nach Schema, Zoho-Projekt aus Vorlage mit Aufgaben und Meilensteinen, Team-Zuordnung. Jedes Artefakt verlinkt er direkt am Kunden- und Deal-Datensatz im CRM. Ein Klick, und du bist im Ordner, Projekt oder Vertrag.

Modular anpassbar

Formularfelder, Ordner-Schemata, Projekt- und Vertragsvorlagen sowie Zuordnungs-Regeln richten wir auf deine Abläufe aus. Zusammen mit der Kunden-Onboarding-Automatik wird aus einer Anfrage ein aktivierter Kunde, ein vorausgefüllter Vertrag UND ein startklares, im CRM verlinktes Projekt, ohne dass jemand etwas zusammensuchen muss.

Rundgang Kommt bald

Geführter Rundgang durch den Workflow (3–4 Min.) folgt in Kürze.

Häufige Fragen

Der Kunde liefert seine Daten selbst und strukturiert: kein Mail-Pingpong, weniger Fehler. Aus den Eingaben entstehen direkt die richtigen CRM-Objekte und vorausgefüllte Dokumente. Das Formular ist optional; der Flow läuft auch allein aus dem gewonnenen Deal.
Der Agent hinterlegt jedes erzeugte Objekt (WorkDrive-Ordner, Zoho-Projekt, Zoho-Sign-Vertrag) als direkten Link am Kunden- und Deal-Datensatz. Du klickst im CRM darauf und landest sofort im Ordner, Projekt oder Dokument. Kein Suchen mehr.
Er liest die Formular- und CRM-Daten, strukturiert und plausibilisiert sie, wählt die passende Projekt- und Vertragsvorlage und füllt Dokumente vor. Heikles oder Unklares legt er einem Menschen vor. Automatisierung mit Sicherheitsnetz.
Auf Zoho (CRM, Forms, WorkDrive, Projects, Sign) optimiert, über n8n aber auch an andere Tools anbindbar.

Weitere Automatisierungen

Support
Triage
Kundenservice

Die KI nimmt Tickets aus Telefon, Chat und E-Mail an, sortiert sie und leitet sie ans richtige Team weiter.
Voice
Intake
Kundenservice

Ein KI-Telefonagent nimmt Anrufe selbst entgegen, versteht das Anliegen und erstellt strukturierte Tickets im System.
Self-Service
RAG
Kundenservice

Findet den passenden Hilfeartikel, schickt ihn direkt zurück und schliesst Tickets nach 5 Tagen ohne Antwort von selbst.
Zurück zur Werkstatt

Agentische KI auf einem Fundament, das dir gehört.

Die meisten KMU stecken in verstreuten Tools fest. Wir setzen KI-Agenten auf ein sauberes Fundament: echte Entlastung, ohne zusätzliches Personal.

Kostenloses Strategiegespräch Alle Agenten ansehen