Projekt-Setup-Automatik (After-Close)
Nach dem Abschluss soll alles startklar sein — ohne Zettelwirtschaft und Suchen. Optional schickst du dem neuen Kunden ein Onboarding-Formular; sobald es ausgefüllt ist, baut der Agent die komplette Arbeitsumgebung. Und das Beste: Jedes Projekt, jeder Ordner, jeder Vertrag ist direkt am richtigen CRM-Objekt verlinkt — ein Klick, und du landest im WorkDrive-Ordner oder Projekt.
Dieser Workflow verbindet Kunden-Input, KI-Strukturierung und automatische Bereitstellung zu einer durchgängigen Kette — von der ausgefüllten Aufnahme bis zum verlinkten, startklaren Projekt.
Optional steht am Anfang ein Onboarding-Formular: Der Kunde trägt seine Eckdaten selbst ein. Ein KI-Agent liest die Eingaben, strukturiert und plausibilisiert sie und legt daraus die richtigen CRM-Objekte an (oder aktualisiert sie). Dann entsteht die Arbeitsumgebung — WorkDrive-Ordner nach Schema, ein Zoho-Projekt aus der passenden Vorlage, über Zoho Sign vorausgefüllte Verträge, erste Aufgaben und die Zuordnung der richtigen Teammitglieder. Entscheidend: Projekt, Ordner und Dokumente werden direkt mit dem Kunden- und Deal-Datensatz im CRM verknüpft. Du klickst im CRM auf den Link und bist sofort im WorkDrive-Ordner oder Projekt — Schluss mit „wo liegt das nochmal".
Was der Agent bewirkt
Optionales Onboarding-Formular: der Kunde liefert seine Daten selbst — strukturiert statt Mail-Pingpong.
Ein KI-Agent strukturiert die Eingaben und legt die passenden CRM-Objekte an oder aktualisiert sie.
WorkDrive-Ordner, Zoho-Projekt (aus Vorlage) und über Zoho Sign vorausgefüllte Verträge entstehen automatisch.
Alles ist direkt am richtigen CRM-Objekt verlinkt — ein Klick führt in Ordner, Projekt oder Dokument.
Die richtigen Mitarbeiter sind zugeordnet, erste Aufgaben stehen — startklar ab Tag eins.
Voraussetzungen
- Zoho CRM als zentrale Plattform (Auslöser: ausgefülltes Formular oder Deal „gewonnen").
- Zoho WorkDrive, Zoho Projects (mit Vorlage) und Zoho Sign für die Verträge.
- Optional ein Onboarding-Formular (Zoho Forms o. Ä.) als Einstieg.
- Eine n8n-Instanz + LLM für die Strukturierung — auf Wunsch self-hosted.
Wie es funktioniert
Optional startet alles mit einem Onboarding-Formular: Der neue Kunde trägt seine Eckdaten selbst ein — sauber strukturiert, statt per Mail hin und her.
Ein KI-Agent liest und plausibilisiert die Eingaben, legt die richtigen CRM-Objekte an oder aktualisiert sie und füllt Verträge (Zoho Sign) sowie Dokumente vor. Unklares legt er einem Menschen vor, statt zu raten — der „Hokuspokus" hat immer ein Sicherheitsnetz.
Dann wird die Arbeitsumgebung gebaut: WorkDrive-Ordner nach Schema, Zoho-Projekt aus Vorlage mit Aufgaben und Meilensteinen, Team-Zuordnung. Jedes Artefakt wird direkt am Kunden- und Deal-Datensatz im CRM verlinkt — ein Klick, und du bist im Ordner, Projekt oder Vertrag.
Modular anpassbar
Formularfelder, Ordner-Schemata, Projekt- und Vertragsvorlagen sowie Zuordnungs-Regeln richten wir auf deine Abläufe aus. Zusammen mit der Kunden-Onboarding-Automatik wird aus einer Anfrage ein aktivierter Kunde, ein vorausgefüllter Vertrag UND ein startklares, im CRM verlinktes Projekt — ohne dass jemand etwas zusammensucht.
Rundgang Kommt bald
Häufige Fragen
Weitere Automatisierungen
Triage
KI triagiert eingehende Tickets aus Telefon, Chat & E-Mail und leitet sie an die richtigen Lösungsteams weiter.
Intake
Ein KI-Telefonagent nimmt Anrufe selbst entgegen, versteht das Anliegen und erstellt strukturierte Tickets im System.
RAG
Findet passende Hilfeartikel zur Selbsthilfe, schickt sie zurück und schliesst Tickets nach 5 Tagen ohne Antwort automatisch.
Agentische KI auf einem Fundament, das dir gehört.
Die meisten KMU stecken in verstreuten Tools fest. Wir setzen KI-Agenten auf ein sauberes Fundament — echte Entlastung, ohne zusätzliches Personal.